Archivierung und Aufbewahrung in der Content Cloud

Es gibt wahrscheinlich nur wenige Funktionen, die für die meisten Menschen weniger interessant sind als Archivierung und Aufbewahrung. Dabei handelt es sich um die Speicherung alter Versionen von Inhalten, um sicherzustellen, dass Sie diese später wiederfinden können, wenn ein Prüfer danach fragt.

Die Aufregung ist hier ein wenig gering.

Aber das ist ja auch der Sinn der Sache.

Die Wahrheit über die Archivierung ist, dass man sie wirklich braucht, wenn man sie braucht. In vielen Unternehmen gibt es strenge Richtlinien für die Archivierung, und die Funktionalität wird von jemandem überprüft, der seinen Lebensunterhalt mit der Überprüfung von Dingen verdient.

Ich behaupte, dass Archivierung so langweilig sein sollte, wie ein Besuch beim Zahnarzt langweilig ist. Sie wollen, dass Ihre Besuche beim Zahnarzt langweilig sind. Ein "aufregender" Besuch beim Zahnarzt ist selten eine gute Sache.

Content Cloud wird - wie die meisten modernen CMS - Inhalte "versionieren". Das heißt, wenn Sie Inhalte ändern und diese Änderungen speichern, werden sie nicht zusätzlich zu den bereits vorhandenen Inhalten gespeichert. Stattdessen speichert Optimizely eine Liste der Änderungen, die Sie im Laufe der Zeit an Ihren Inhalten vorgenommen haben.

Sie können verschiedene Versionen nebeneinander betrachten, um zu sehen, was sich zwischen zwei Versionen unterscheidet. Sie können zu einer früheren Version zurückkehren, wenn etwas schief gelaufen ist, oder Sie können eine frühere Version nehmen, daraus einen neuen Entwurf erstellen, diesen bearbeiten und dann veröffentlichen.

Aber Archivierung ist nicht ganz dasselbe.

Erstens werden beim Löschen von Inhalten in Optimizely - wie bei den meisten anderen CMS auch - alle Versionen der Inhalte mit gelöscht. Löschen ist löschen, und löschen ist für immer (...fast, siehe unten). Wenn Sie Inhalte einfach nur aus Ihrem Kanal entfernen möchten, löschen Sie damit möglicherweise alle historischen Aufzeichnungen darüber. Dies ist ein Problem für die meisten Richtlinien zur Archivierung und Aufbewahrung.

Zweitens verlangen einige Archivierungsrichtlinien, dass die Archive an einen Ort verschoben werden, der weniger zugänglich ist als eine frühere Version - sie müssen in einen "warmen" oder "kalten" Speicher verschoben werden. Es reicht nicht aus, die Versionen zusammen mit den Inhalten zu speichern, die gerade bearbeitet werden.

(Und wenn wir schon beim Thema Richtlinien sind, gibt es noch einen sehr wichtigen Punkt: Jedes Unternehmen hat seine eigenen Richtlinien, und die sind sehr unterschiedlich. Es ist für einen Anbieter unmöglich, sie alle zu berücksichtigen, da viele von ihnen kundenindividuell sind. Alles, was wir tun können, ist, ein Toolset bereitzustellen, das so implementiert werden kann, wie es für Sie am besten passt.

Vor Jahren habe ich auf LinkedIn gefragt, was "Archivierung" für Redakteure bedeutet. Ich erhielt Dutzende von Antworten, von denen ich viele damals in meinem Blog zusammengestellt habe. Die Varianz war enorm. Wenn Sie 10 Leute fragen, was "Archivierung" bedeutet, werden Sie wahrscheinlich 11 verschiedene Antworten erhalten).

Nachfolgend finden Sie, was Optimizely seinen Kunden zur Erfüllung ihrer Richtlinien für die Archivierung zur Verfügung stellt.

Auf der grundlegendsten Ebene verfügt Content Cloud über ein Berechtigungsmodell, mit dem Sie Redakteure einfach daran hindern können, Inhalte zu löschen. Diese Redakteure können den Inhalt bearbeiten, um ihn "unveröffentlicht" zu machen (wodurch einfach das Verfallsdatum des Inhalts auf diesen Zeitpunkt gesetzt wird), aber sie können ihn nicht löschen.

Außerdem wird in der Content Cloud auf der Benutzeroberfläche nicht wirklich "gelöscht". Auf der Benutzeroberfläche heißt die Option "In den Papierkorb verschieben".

Von dort aus verfügt Content Cloud über einen Papierkorb, in den gelöschte Inhalte verschoben und wiederhergestellt werden können. Das Praktische daran ist, dass der Papierkorb nur ein weiterer Knoten im System ist, dem wie jedem anderen auch Berechtigungen zugewiesen werden. Es ist ganz einfach, Redakteuren zu erlauben, Inhalte zu "löschen", ihnen aber nicht zu erlauben, Inhalte aus dem Papierkorb anzuzeigen oder wiederherzustellen. Wenn dies der Fall ist, können sie den Papierkorb auch nicht leeren, d.h. sie können ohne die Hilfe eines Administrators keine Inhalte dauerhaft aus dem System entfernen.

Es gibt einen geplanten Job, um Inhalte, die älter als 30 Tage sind, automatisch aus dem Papierkorb zu entfernen. Sie müssen diesen Job nicht ausführen (Sie können ihn direkt über die Benutzeroberfläche deaktivieren), oder Sie können einen eigenen Job mit längeren Zeiträumen einrichten.

(Wenn Ihnen das alles nicht gefällt, können Sie das System natürlich anpassen, um es zu umgehen, denn Content Cloud ist bis ins Detail anpassbar. Ein Ereignis wird ausgelöst, kurz bevor ein Inhalt gelöscht wird. Es ist ganz einfach, dieses Ereignis zu erfassen, etwas ganz anderes mit dem Inhalt zu tun und dann das ursprüngliche Ereignis zu löschen. Mehr dazu weiter unten.)

Inhalte in der Content Cloud können zur Veröffentlichung und zum Verfall vorgesehen werden. Wenn ein Inhalt abgelaufen ist, erscheint er nicht mehr auf Ihrer Site, in den Suchergebnissen oder in einem API-Aufruf.

Das ist das Standardverhalten eines CMS, aber Sie können auch einen Archivspeicherort für Inhalte angeben - einen anderen Speicherort in der größeren Inhaltsstruktur - und die Inhalte werden an diesen Speicherort verschoben, wenn sie abgelaufen sind. Die Berechtigungen für diesen Speicherort können so angepasst werden, dass Redakteure die Inhalte nicht sehen können. In diesem Sinne ist es wie der Papierkorb, nur dass er mit dem Verfall von Inhalten zusammenfällt.

Neben dem Tackern von Inhalten kann Content Cloud auch das Verhalten der Redakteure verfolgen. Das System verfügt über ein Änderungsprotokoll, in dem so ziemlich alles festgehalten wird, was im System passiert, einschließlich Änderungen an Inhalten, Löschungen von Inhalten, Projektaktionen, Genehmigungsaktionen usw. Und nicht nur das Verschieben von Inhalten in den Papierkorb - selbst wenn Sie den Papierkorb leeren und versuchen, alle Reste des Inhalts zu entfernen, gibt es im Änderungsprotokoll immer noch eine Aufzeichnung des Inhalts und aller damit verbundenen Aktionen.

Außerdem verfügt das Prüfprotokoll über eine vollständige API. Es wäre ganz einfach, alle Datensätze aus dem Audit-Protokoll über einen zeitlich begrenzten Batch-Job an einen externen Speicherort zu übertragen.

Und schließlich verfügt Content Cloud, wie bereits erwähnt, über eine ereignisbasierte API , mit der Sie alles erfassen können, was mit den Inhalten während ihres Lebenszyklus geschieht. Von der Wiege bis zur Bahre hat ein Inhaltsobjekt mehrere Stellen, an denen Code "eingehängt" werden kann. Zum Beispiel:

• Inhalt erstellt
• Gespeicherte Inhalte
• Inhalt veröffentlicht
• Inhalt verschoben
• Gelöschter Inhalt

Ein Entwickler kann jederzeit seinen eigenen Code in den Optimizely-Prozess einfügen und mit den Inhalten machen, was er will. Auch Ereignisse, die vor der fraglichen Aktion stattfinden, können rückgängig gemacht werden.

Um dies zu beweisen, habe ich 15 Minuten damit verbracht, einen Proof-of-Concept zu schreiben, der dies tat:

• Erfassen der Aktion, dass ein Inhalt veröffentlicht wird
• In einem separaten Ausführungsbereich (um die Benutzeroberfläche nicht zu verlangsamen oder Probleme zu verursachen) wurde dieses Inhaltsobjekt in Text umgewandelt (ich habe XML verwendet, aber Sie können es in jedes beliebige Format schreiben).
• Dieser Text wurde in ein Azure File Storage-Konto übertragen.
• Es wurde ein Verzeichnis für die Inhalts-ID erstellt und die Datei dann unter der Versionsnummer des Inhalts geschrieben. Das bedeutet, dass nichts überschrieben wird - es gibt für jede Version jedes Inhalts, der jemals veröffentlicht wurde, eine eigene Datei.
• Diese Datei würde für immer dort bleiben. Die Datei weiß nichts von dem, was in der Zukunft mit diesem Inhalt geschieht, und Azure weiß nicht einmal, woher die Datei stammt. Sie ist vollständig von Content Cloud abgekoppelt. Ihr CMS könnte komplett verschwinden, und all diese Inhaltsdateien befinden sich immer noch im Azure-Speicher.

Auch hier waren es nur 15 Minuten Arbeit, die durch die Flexibilität der API von Optimizely ermöglicht wurden. Dieses System - das zweifellos noch verbessert werden könnte - läuft im Hintergrund meiner Optimizely-Installation und archiviert leise jede veröffentlichte Version von Inhalten im Offline-Speicher. Die Redakteure werden es nicht einmal bemerken. Die Archivdatei kann einfach so lange liegen bleiben, bis sie benötigt wird, oder es kann eine beliebige Anzahl von Azure-Prozessen auf sie einwirken.

Ich möchte noch einmal auf meinen früheren Punkt zurückkommen: Die Anforderungen an die Archivierung sind sehr spezifisch für Unternehmen. Content Cloud und andere Tools verfügen über die Entwicklungsflexibilität, um jede Strategie, die Sie benötigen, effektiv umzusetzen.

Erfahren Sie hier mehr über die Leistungsfähigkeit von Content Cloud.