Zeit für einen Wechsel: Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Migration auf ein neues CMS

Ein Wechsel des Content Management Systems oder eines anderen Marketing-Tools, das wir verwenden?

Ja, da möchte man am liebsten unter die Decke kriechen und sich verstecken.

Wir haben bereits ein CMS im Einsatz, und jetzt wollen wir es austauschen?

Ihre Zweifel sind völlig verständlich. Ein Wechsel des Tech-Stacks ist immer ein bisschen mühsam, seien wir ehrlich. Vor allem dann, wenn es sich um Ihr CMS handelt, den zentralen Knotenpunkt für so ziemlich alles auf Ihrer Website.

Dazu kommen die Planung, die Vorbereitungen, die Integrationen, die Fehlersuche und die Tests (oh je!). Wahrscheinlich müssen Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Teams einbeziehen. Und Sie brauchen auf jeden Fall die Unterstützung Ihres Führungsteams.

Warum sollte sich eine Führungskraft, die einen Funken gesunden Menschenverstand besitzt, so etwas antun wollen?

Nun, einige gängige CMS-Probleme sind vielleicht schon bekannt, aber wir werden Ihnen erklären, warum Sie die Migration auf ein neues CMS in Betracht ziehen sollten. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre CMS-Migration mit einem Minimum an Händeringen (und Verstecken unter der Bettdecke) bewältigen können.

Es mag Ihnen jetzt entmutigend erscheinen, aber wir versprechen Ihnen, dass Sie nicht allein sind. Wir haben 9 wichtige Schritte im CMS-Migrationsprozess identifiziert, die wir im Laufe dieses Artikels genauer unter die Lupe nehmen und alle Möglichkeiten des gesamten Prozesses besprechen werden.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr CMS mühelos umstellen und Ihre Marke für eine wachstumsstarke Zukunft rüsten können. Aber zuerst...

Was ist eine CMS-Migration?

Unter CMS-Migration versteht man den Prozess der Übertragung aller Inhalte Ihrer Website von Ihrem bestehenden CMS auf ein neues. Für Ihre Marketing- und Digital-Teams könnte eine CMS-Migration der Schlüssel zur Verbesserung der Verwaltung von Inhalten, der Durchführung von Kampagnen und der Online-Kommunikation mit Ihrer Zielgruppe sein.

Was sind die Vorteile einer Migration Ihres CMS?

• Vereinfachte Arbeitsabläufe und einfachere Zusammenarbeit: Wenn Ihr CMS unintuitiv und komplex ist, kann jede kleine Änderung zu einem großen Problem für Ihr Marketingteam werden. Moderne CMS sind so konzipiert, dass auch technisch nicht versierte Teams Inhalte selbst erstellen, bearbeiten, aktualisieren und veröffentlichen können. Workflows und Freigabesysteme sorgen außerdem für eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen digitalen Teams.
• Mehr Personalisierung: Für einen Bereich, der sich so schnell entwickelt wie das digitale Erlebnis, ist das Innovationstempo vieler CMS viel zu langsam. Digitale Führungskräfte steigen oft auf ein neues CMS um, weil ihrem alten Tool bestimmte Funktionen fehlten. Ein neueres CMS kann Inhalte auf Ihrer Website automatisch für verschiedene Zielgruppen personalisieren.
• Bessere UX: Moderne CMS-Plattformen verfügen heutzutage oft über integrierte SEO-Tools. Sie können auch dazu beitragen, dass Ihre Site schneller läuft, was zu besseren Suchrankings führt.
• Effektiveres integriertes Marketing: Egal, ob es sich um das Web, Mobile Apps, soziale Medien oder einen anderen Kanal handelt, über den Sie Ihre Kunden erreichen möchten, ein neues CMS macht es viel einfacher, Ihre Inhalte dort zu verbreiten, wo Sie sie haben möchten. Ein Headless CMS zum Beispiel, bei dem das Backend vom Frontend getrennt ist, bietet viel mehr Flexibilität für Marketingexperten, die Inhalte über eine ganze Reihe verschiedener Geräte und Plattformen verbreiten möchten.
• Verbesserte Analysen und Berichte: Viele CMS-Plattformen verfügen über integrierte Analysefunktionen (oder lassen sich mit Tools wie Google Analytics integrieren), so dass Ihr Team einen besseren Einblick in die Leistung der Inhalte und die Interaktion Ihrer Zielgruppe mit Ihrer Website erhält.
• Globale Marketing Funktionen: Wenn Sie in internationale Märkte expandieren, benötigen Sie ein CMS, das mit Dingen wie mehrsprachiger Unterstützung und regionalspezifischen Inhalten umgehen kann.
• Stärkere Sicherheit: Wenn Ihr Unternehmen Vorschriften wie GDPR oder HIPAA einhalten muss, benötigen Sie ein CMS, das über unternehmensweite Sicherheits- und Risikomanagementprotokolle verfügt, mit denen Sie Ihre Kundendaten vor aufkommenden Cybersecurity-Bedrohungen schützen können - und nicht den Ruf Ihrer Marke aufs Spiel setzen.
• Rasche Markteinführung: Wir alle haben schon einmal das unangenehme Erlebnis gehabt, mit einer sehr zeitkritischen Kampagne konfrontiert zu werden. Sie brauchen ein CMS, das schnelle Aktualisierungen, A/B-Tests und eine rasche Bereitstellung unterstützt.

Warum ein Wechsel Ihres Content Management Systems das Richtige für Sie sein könnte

Erinnern Sie sich, welche Faktoren Ihre Entscheidung für Ihr derzeitiges Content Management System beeinflusst haben? Wenn Sie nicht dabei waren, als Ihr Unternehmen die Entscheidung getroffen hat, sollten Sie Ihre Fantasie bemühen, aber wahrscheinlich lief es in etwa so ab:

In den Anfängen schenkten die Unternehmen ihrem Content Management System selten so viel Aufmerksamkeit. Das Unternehmen war damals kleiner, die digitale Landschaft war weniger umkämpft, und Ihr Bedarf an Inhalten war wahrscheinlich auch geringer. Außerdem war die CMS-Technik noch nicht so weit entwickelt und Ihr Content Marketing war wahrscheinlich noch nicht so ausgereift, wie es heute ist (oder wie Sie es anstreben). Die Probleme zeigen sich in der Regel, wenn Ihr Unternehmen expandiert und Ihr CMS nicht mehr ganz mithalten kann.

Auf der anderen Seite wird von den digitalen Teams mehr verlangt als je zuvor. Wir haben mehr als genug zu tun. Es scheint der denkbar schlechteste Zeitpunkt zu sein, um ein modernes CMS für Unternehmen auszuwählen und den Migrationsprozess einzuleiten. Sie befürchten vielleicht, dass der Prozess zu anspruchsvoll, teuer und zeitaufwändig ist. Und wenn wir ein altes CMS verwenden, ignorieren wir oft die Schwächen und Einschränkungen. Die Bereitschaft, sich damit zu begnügen und die Sache auf die lange Bank zu schieben - das kennen wir alle.

Aber ehrlich gesagt gibt es keine guten Gründe, sich mit einem minderwertigen CMS abzufinden. Und angesichts der steigenden Erwartungen der Verbraucher an nahtlose, schnelle und hochwertige digitale Erlebnisse über alle Plattformen hinweg läuft alles auf eine Frage hinaus: Kann es sich Ihr Unternehmen leisten, nicht auf ein modernes CMS umzusteigen?

CMS-Migrations-Checkliste: 9 Schritte für eine erfolgreiche Migration

Die Vorbereitung der Umstellung von Content Management Systemen ist ein akribischer Prozess. Wenn man es falsch macht, ist der Prozess oft langwierig und mit vielen Problemen behaftet. Mit einer klaren Strategie können Sie Ihre Migration jedoch viel berechenbarer machen.

Hier ist ein Leitfaden, der Sie auf den richtigen Weg bringt:

Schritt 1: Bewerten Sie Ihr aktuelles CMS

Beginnen Sie damit, Ihr bestehendes CMS unter die Lupe zu nehmen. Was bringt Sie dazu, einen Wechsel zu einem neuen CMS in Betracht zu ziehen? Stellen Sie fest, was Ihnen an Ihrem derzeitigen CMS nicht gefällt - die Faktoren, die es mit Ihren Zukunftsplänen für Ihre Website inkompatibel machen. Sobald Sie Ihr aktuelles System bewertet haben, sollten Sie genau darlegen , was Sie sich von einem neuen CMS erhoffen.

Schritt 2: Legen Sie Ihre Ziele fest

Skizzieren Sie die Gründe, warum Sie den Wechsel überhaupt vornehmen. Was genau hoffen Sie zu erreichen? Ganz gleich, ob es darum geht, die Leistung Ihrer Site zu verbessern, das Erlebnis für die Benutzer zu steigern oder Inhalte schnell zu veröffentlichen - mit klar definierten Zielen können Sie sich nicht nur während der Umstellung konzentrieren, sondern auch den Erfolg messen, wenn die Umstellung abgeschlossen ist. Außerdem sorgt es dafür, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und Sie das große Ganze nicht aus den Augen verlieren.

Schritt 3: Stellen Sie einen soliden Plan auf (also kein Druck 😬)

Im Rahmen dieses Prozesses müssen Sie einen Zeitplan aufstellen und allen Beteiligten Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Welche Aufgaben müssen erledigt werden, wer ist dafür zuständig und wann sind sie fällig? Sie sollten auch Spielraum für Verzögerungen und Umleitungen einplanen.

Eine klare Kommunikation ist unerlässlich. Ihre Roadmap für die Migration sollte die Schritte enthalten, die Sie unternehmen werden, wer sie unternehmen wird und welche Möglichkeiten Sie haben, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten. Arbeiten Sie diesen Plan mit dem CMS-Anbieter aus, den Sie ausgewählt haben, und stimmen Sie sich mit anderen Beteiligten ab, um sicherzustellen, dass sie den Zeitplan für alle sie betreffenden Schritte einhalten können.

Denken Sie daran, dass es nahezu unmöglich ist, eine Änderung in Ihrem Marketing-System vorzunehmen, ohne dass jemand Unannehmlichkeiten in Kauf nehmen muss. Wenn Sie jedem Team (egal ob Entwickler oder Marketingfachleute) die Gründe für die Umstellung und vor allem die Frage "Was ist für sie drin?

Schritt 4: Führen Sie ein Content-Audit durch

Während Sie sich auf den großen Umzug vorbereiten, gibt es keinen besseren Zeitpunkt, um ein Content-Audit durchzuführen. Ganz gleich, ob Sie Content-Audit-Tools wie Semrush oder Ahrefs verwenden oder sich für den Selbstbau mit einer Tabellenkalkulation entscheiden, ein gründliches Content-Audit hilft Ihrem Team, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Seiten umziehen sollen, welche umgeleitet werden müssen und welche verschwinden können.

Dies ist auch eine gute Gelegenheit, Ihre Bilddateien und Ordner zu reorganisieren und veraltete Assets zu entfernen. Ihr Audit wird Ihnen auch dabei helfen, Fehler in Ihren bestehenden Inhalten oder Metadaten zu finden und zu beheben, damit Sie diese nicht mit in das neue CMS übernehmen.

Schritt 5: Sichern Sie Ihre Daten

Die Sicherung Ihrer Website-Daten ist der Schlüssel, um das Risiko zu verringern, dass während der Migration wichtige Daten verloren gehen. Auf diese Weise können Sie den vorherigen Zustand Ihrer Website wiederherstellen, falls etwas schief geht.

Stellen Sie sicher, dass Sie Kopien der Datenbank sowie von Bildern, Videos usw. herunterladen und an verschiedenen Orten aufbewahren. Bevor Sie zum nächsten Schritt übergehen, empfehlen wir Ihnen außerdem, Ihre Backups zu testen, indem Sie einen Teil Ihrer Inhalte wiederherstellen, um sicherzustellen, dass die Daten intakt sind.

Schritt 6: Migrieren Sie Ihre Daten in das neue CMS

Inzwischen wissen Sie, was zu tun ist und wer daran beteiligt sein sollte. Jetzt ist es an der Zeit, mit dem Hauptereignis zu beginnen - der Umstellung auf Ihre glänzende neue CMS-Plattform! 🤩

Die Schritte, die Sie unternehmen müssen, hängen von dem CMS ab, auf das Sie umsteigen. Einige bieten detaillierte Migrationsleitfäden für Kunden an, die von einer anderen Plattform zu ihrem CMS wechseln. Andere CMS-Anbieter bieten Migrationsdienste an, die den Prozess für Sie übernehmen, während andere integrierte Migrationstools anbieten (wie Webflow für Kunden, die von WordPress umziehen).

Außerdem sollten Sie den Zeitpunkt Ihrer CMS-Migration im Auge behalten. Es ist immer ratsam, die Migration über Nacht oder zu einer Zeit durchzuführen, in der Sie normalerweise weniger Besucher auf Ihrer Site haben. Und testen Sie die Migration zunächst mit einer kleinen Menge an Inhalten, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert. Sobald Sie sicher sind, dass der Prozess reibungslos verläuft, können Sie den Rest Ihrer Inhalte übertragen.

Schritt 7: Führen Sie nach der Migration Tests durch

Testen Sie immer.

Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass alles funktionieren wird, egal wie gut Ihr Team die Migration geplant hat. Suchen Sie nach jeder Kleinigkeit, die schief gelaufen sein könnte, bevor Sie live gehen:

• Gehen Sie die gesamte Website durch, um nach defekten Links, fehlenden Bildern oder Formatierungsproblemen zu suchen.
• Und wenn Sie schon dabei sind, vergessen Sie bitte nicht, die Funktionalität von Formularen, Schaltflächen und anderen interaktiven Elementen auf der Site zu testen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass die Abdeckungen nicht funktionieren.
• Vergewissern Sie sich, dass Ihre Analysen, SEO-Tools und Integrationen (wie CRMs und Marketing Automation Tools) auch nach der Migration noch reibungslos funktionieren.
• Schließlich empfehlen wir, die Geschwindigkeit und Leistung der Site sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Handy zu testen.

Schritt 8: Verwalten Sie den Wechsel

Die Migration auf ein neues CMS wirkt sich nicht nur auf Ihre Website aus, sondern hat auch Auswirkungen auf Ihre Teams. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die die neue Plattform nutzen werden, informiert sind und mit der Umstellung zurechtkommen. Das bedeutet, dass Sie Schulungen zur Nutzung der Funktionen des neuen CMS anbieten, hilfreiche Ressourcen zur Verfügung stellen und Ihr Team kontinuierlich unterstützen.

Erstellen Sie einen klaren Kommunikationsplan, damit die Teammitglieder wissen, an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können. Außerdem sollten Sie mögliche Bedenken im Vorfeld ausräumen, damit die Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, im Ungewissen zu sein. Denken Sie daran: Je reibungsloser der Übergang für Ihr Team verläuft, desto schneller kann es die (zweifellos großartigen) Funktionen des neuen CMS nutzen, um Ihr Unternehmen voranzubringen.

Schritt 9: Überwachen und optimieren

Auch nach einer erfolgreichen Migration ist die Arbeit noch nicht ganz vorbei. (Ist sie das jemals?! 😅)

Halten Sie genau Ausschau nach Problemen, die auftauchen. Vergewissern Sie sich, dass Sie regelmäßig wichtige Kennzahlen wie die Geschwindigkeit der Site, den Traffic und das Engagement verfolgen. Mit der Zeit werden Sie wahrscheinlich Möglichkeiten finden, die Einrichtung Ihres CMS zu optimieren, um die Effizienz oder die Leistung zu verbessern.

Ob es um die Verfeinerung von Arbeitsabläufen oder das Ausprobieren neuer Funktionen geht, die optimale Nutzung Ihres neuen CMS ist ein kontinuierlicher Prozess.

Warum Sie auf das Content Management System von Optimizely umsteigen sollten

Nicht, dass wir voreingenommen wären oder so 😉 Aber warum sollten Sie zu Optimizely und nicht zu einem anderen CMS migrieren? Es geht um blitzschnelle TTM, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit - alles Dinge, die Ihr digitales Team in einem schnell wachsenden Unternehmen in Hülle und Fülle brauchen wird.

• Arbeiten Sie effizienter: Eine Seite zu bearbeiten... die Änderungen zu speichern... die Seite anzusehen, um zu sehen, wie sie aussieht... und dann wieder von vorne anzufangen, wenn sie nicht richtig ist... das reicht, um jeden an den Rand zu treiben. Deshalb können Sie mit dem Visual Builder von Optimizely Änderungen vornehmen und die Auswirkungen in Echtzeit sehen. Das ist viel schneller, rationeller und einfach einfacher.
• Nageln Sie Omnichannel-Inhalte: Ihr Standard CMS ist den modernen Anforderungen von Apps und intelligenter Technologie nicht gewachsen. Unser CMS frisst das alles zum Frühstück. Stellen Sie sich vor, Sie könnten mühelos Ordner, Inhaltsblöcke und Medien erstellen und bearbeiten, und das alles optimiert für die Nutzung über alle Kanäle und jedes Gerät. Klingt himmlisch, oder?
• Verwalten Sie Inhalte zentral: Mit dem Digital Asset Management (DAM) von Optimizely können Sie Ressourcen ganz einfach hochladen, verwalten, überprüfen und gemeinsam nutzen - und zwar von einem zentralen Speicherort für Assets aus. Finden Sie in Sekundenschnelle, was Sie brauchen, indem Sie erweiterte Filter und Ordner verwenden. Verfolgen Sie, wer welche Assets wann verwendet, um sicherzustellen, dass nur die aktuellsten Inhalte genutzt werden. Und der einfache Zugriff bedeutet, dass Ihr Team DAM Assets direkt in der CMS-Bearbeitungsumgebung nutzen kann. Gut gemacht!