Content-Workflow: Spezifität ist das Geheimnis für großartige Kampagnen

Ich glaube, es gibt einen Grund dafür, dass die Pepe-Silvia-Szene aus It's Always Sunny in Philadelphia ein so beständiges, wiedererkennbares Stück Popkultur ist. Selbst wenn du It's Always Sunny nochnie gesehen hast , weißt du wahrscheinlich genau, wovon ich spreche: Charlie Day steht vor einer verrückten Anschlagtafel im Stil von True Crime und fuchtelt verzweifelt mit den Händen, während er versucht, zur Wahrheit zurückzufinden.

Als Content Marketer spüren wir diese Szene in unseren Knochen. Denn auch wenn es nur eine ferne Erinnerung ist, haben wir mit einem Content-Marketing-Workflow gearbeitet, bei dem wir uns genau so fühlen (und uns sogar so verhalten).

"Können wir über den Prozess der Inhaltserstellung sprechen?Ich wollte schon den ganzen Tag mit dir über den Prozess der Inhaltserstellung sprechen."

Gif-Quelle: Giphy dot com

Wie kannst du also aufhören, wild mit den Händen zu fuchteln, wenn dich jemand um ein Status-Update oder die Möglichkeit bittet, einen Beitrag zu einem Inhalt zu leisten?

Ein Workflow zur Erstellung von Inhalten ist oft der Pepe Silvia des Content Marketing. Und warum? Weil es Workflows für die Erstellung von Inhalten genau wie Pepe Silvia oft nicht gibt - zumindest nicht in einer Form, die uns dabei hilft, unsere Content-Programme wirklich voranzubringen.

In diesem Beitrag werden wir es durchgehen:

• Was ist ein Content-Workflow?
• Warum du mehr als nur einen Workflow für die Erstellung von Inhalten entwickeln solltest
• Wie (und welche) KI-Tools dir im Jahr 2024 dabei helfen werden, die Produktion von Inhalten zu verbessern

Was ist ein Workflow zur Erstellung von Inhalten?

Ein Content-Workflow umfasst eine Reihe von Aufgaben, die ein Team von der Ideenfindung bis zur Auslieferung eines Inhalts durchführt. Er deckt den gesamten Prozess der Inhaltserstellung ab:

• Erumreißt alle Schritte der Erstellung (einschließlich eines Platzes für alle deine Wünsche)
• Bietet Platz für die beteiligten Akteure
• Fügt die erforderlichen Ressourcen und Optimierungswerkzeuge für die Inhaltserstellung hinzu (Ideenfindung, Korrekturlesen, Optimierung usw.)
• Zusätzliche Anweisungen/Kommentare

Warum Marketingfachleute einen Content-Workflow brauchen

Workflows zur Erstellung von Inhalten helfen dir, intelligenter zu arbeiten und mehr hochwertige Inhalte in kürzerer Zeit zu erstellen, indem sie eine wiederholbare Vorlage für den Prozess schaffen.

Und das war noch nie so wichtig wie heute. Eine großartige Ziflow-Umfrage aus dem Jahr 2020 ergab, dass 52 % der Marketingteams angeben, dass ein bestimmtes Asset 3-5 Überarbeitungsrunden durchläuft, bevor es online geht. Wenn dir das zu wenig ist, dann bist du nicht allein: 20 % der Teams gaben an, dass sie 5-10 Überarbeitungsrunden durchführen.

Bei so vielen Überarbeitungen und Stakeholdern und einem sich ständig ändernden Redaktionskalender musst du wissen, wo sich deine Inhalte befinden.

Wenn du einen Content-Workflow aufbaust und einführst, wirst du:

• Inhalte rationalisieren, indem du sicherstellst, dass sie konsistent und korrekt sind
• Zugang zu allen Assets und Details für die Entscheidungsfindung an einem Ort schaffen, um nicht nur zu planen, sondern auch häufige Engpässe zu erkennen und zu bewältigen
• Erfülle die Markenstandards jedes Mal, indem du Markenprüfungen direkt in den Prozess einbaust.
• Ein echtes Projektmanagement-System aufbauen, auf das sich die Beteiligten verlassen können und das mit echten Metriken gemessen werden kann

Wir bei Optimizely kennen die Auswirkungen aus erster Hand, denn wir haben natürlich Content-Workflows entwickelt, die innerhalb der Optimizely Content Management Platform laufen. Wir sehen auch, wie wirkungsvoll Content Workflows für unsere Kunden sein können.

Unser Kunde BMC Software erzählte kürzlich auf der Opticon in San Diego, wie wichtig es ist, die richtigen Workflows (und Technologien) zu entwickeln, um dem "Wilden Westen" zu entkommen.

Nimm dir ein paar Minuten Zeit, um dir den Vortrag anzusehen. Du erfährst genau, wie die Bereinigung ihres Content-Produktionsprozesses ihre Marketingaktivitäten verändert hat.

Welche Risiken birgt das Arbeiten ohne einen Content-Workflow?

Ohne einen Content-Workflow zu arbeiten, bedeutet oft, ohne einen wiederholbaren, systematischen Ansatz zu arbeiten, dem sich alle Teammitglieder anschließen können. Für ein Ein-Personen-Content-Marketing-Team mag das funktionieren, aber selbst wenn du die alleinige Kontrolle hast, hast du wahrscheinlich mit Ineffizienzen zu kämpfen, ohne dass du es merkst. Diese Probleme werden immer größer, je mehr Inhalte du produzierst oder je größer dein Team ist.

Was sind die offensichtlichen und versteckten Risiken?

• Unkontrollierte Engpässe: Ohne einen Workflow werden Inhalte unkontrolliert von Team zu Team weitergereicht. Es kommt zu Engpässen, weil sich die Mitarbeiter/innen nicht bewusst sind, welche Auswirkungen sie auf die Geschwindigkeit des Inhaltsprogramms haben, vor allem wenn du einen langwierigen Genehmigungsprozess hast.
• Mangelnde Geschwindigkeit:Erstellst du einen sorgfältig geplanten Redaktionskalender und veröffentlichst dann nur sporadisch? Hast du schon einmal fünf Blogbeiträge gleichzeitig hochgeladen, obwohl du sie im Abstand von fünf Monaten begonnen hast? Ein mangelnder Arbeitsablauf bedeutet, dass die Veröffentlichung zwischen einem regelrechten Sprint und Däumchendrehen schwankt. Das bremst dich letztlich aus, weil Status, Verantwortung und sogar Dokumente in dem Durcheinander verloren gehen.
• Duverschwendest Zeit und Geld: Viele der Inhalte, die wir produzieren, sind zeitkritisch, und wenn du Inhalte aufgrund mangelnden Projektmanagements verlierst, bedeutet das, dass du Inhalte erstellst, die du nicht verwenden kannst oder die nicht mehr relevant sind, besonders wenn du viele Inhalte für soziale Medien erstellst.

Aufgabenbasierte vs. statusbasierte Content-Workflows: Wofür soll man sich entscheiden?

Es gibt zwei anerkannte Methoden, um Content-Workflows zu erstellen, die für dich arbeiten (und nicht gegen dich): aufgabenbasierte und statusbasierte.

• Aufgabenbasierte Arbeitsabläufe: Lege jeden einzelnen relevanten Schritt fest, von der Ideenfindung bis zur Analyse, und weise ihn der Person zu, die ihn ausführen soll. Diese Arbeitsabläufe eignen sich am besten für große Teams und komplexe Genehmigungsprozesse.
• Statusbasierte Workflows: Nutze deinen Redaktionskalender und weise jedem Inhalt einen bestimmten Status zu. Das ist eine einfache Orientierungshilfe, damit jeder weiß, wo sich ein Inhalt befindet und wann er weiter bearbeitet werden muss. Diese Vorgehensweise eignet sich gut für kleinere Teams oder reife Teams, die ihre Aufgaben bei der Erstellung von Inhalten genau kennen.

Wie man eine Vorlage für einen Arbeitsablauf zur Erstellung von Inhalten erstellt

Wie sieht ein Content-Workflow in der Praxis aus? Die meisten Arbeitsabläufe werden an die Arbeitsweise von dir und deinen Teammitgliedern angepasst. Um das zu erreichen, befolge diese Schritte.

Schritt 1: Nach Typ unterteilen

Inhaltsabläufe sind keine Einheitsgröße. Die meisten Teams haben einen definierten Content-Workflow für verschiedene Inhaltstypen entwickelt.

Um die Dinge einfach zu halten, solltest du einen Inhalts-Workflow für deine wichtigsten Inhaltskategorien erstellen:

• Blogs
• Beiträge in den sozialen Medien
• Video
• Podcasts
• Forschung (E-Books, Whitepaper)
• Influencer-Inhalte
• Fallstudien

Warum brauchst du verschiedene Vorlagen? Wenn du zu Schritt 2 übergehst, wirst du die unterschiedlichen Genehmigungsprozesse für diese Inhalte kennen lernen .

Schritt 2: Lege fest, wer was macht

Sobald du die Ziele und deine Zielgruppe kennst, musst du festlegen, wer dich beim Projektmanagement unterstützen muss und in welcher Phase.

Die Liste der Beteiligten, die an einem typischen Genehmigungsprozess für Blog-Inhalte beteiligt sind, umfasst zum Beispiel

• Marketing Manager
• Content-Stratege
• Inhaltsautor/in/ Texter/in/ Inhaltsersteller/in
• Grafiker/in
• Manager für soziale Medien
• SEO-Spezialist
• Webentwickler

Außerdem brauchst du auch Ressourcen. Ein Content-Marketing-Workflow umfasst in der Regel:

• Eine Content Marketing Plattform (CMP )
• Ein Content Management System (CMS )
• Design-Tools
• Inhaltskalender/Redaktionskalender
• SEO- und Keyword-Recherche-Tools wie Clearscope, Ahrefs, etc.
• KI-Tools für Marketing-Teams (besser, wenn sie in den Workflow integriert sind)

Denke daran, dass du für verschiedene Arten von Inhalten unterschiedliche Interessengruppen hast. Es lohnt sich also, für jede Art von Inhalten, die du regelmäßig produzierst, Vorlagen zu erstellen.

Fallstudien zum Beispiel erfordern oft auch die Zustimmung des Marketingteams plus:

• dem Kundenbetreuer, der für den Kunden zuständig ist
• Der Kunde (der für den Inhalt zuständig ist)
• Das Marken- und Rechtsteam des Kunden

Du brauchst Workflows, die die realen Prozesse widerspiegeln, die bei der Erstellung dieser Inhalte ablaufen, damit du das Projekt besser steuern kannst.

Schritt 3: Verfassen des Inhaltsbriefings

Eine solide Vorlage für das Inhaltsbriefing ist für den Workflow einer Inhaltsstrategie unerlässlich. Ein Kampagnenbriefing ist ein Dokument/eine Notiz, das/die die Ziele, den Zweck und die Zielgruppe umreißt. Bevor du mit dem Content-Management-Workflow beginnst, solltest du ein klares Kampagnenbriefing erstellen, damit alle im Team wissen, worauf sie hinarbeiten.

Hier sind einige zusätzliche Anweisungen und Kommentare, die du in dein Briefing aufnehmen kannst :

• Achte darauf, dass die neuen Inhalte mit der Stimme und dem Ton der Marke übereinstimmen.
• Gib visuelle Beispiele an, von denen sich das Grafikteam inspirieren lassen kann.
• Teile Ideen mit, wie du die Inhalte in den sozialen Medien und auf anderen Kanälen wiederverwenden und bewerben kannst.

Schritt 4: Lege den Prozess der Inhaltserstellung fest.

Denke an die Schritte der Inhaltsplanung, die du brauchst, um qualitativ hochwertige Inhalte schneller auf den Weg zu bringen.

1. Ideenfindung: Hier macht das Team ein Brainstorming und entwickelt die ersten Ideen für die Inhalte. Sie überlegen sich Themen, Blickwinkel und Formate.
2. Recherche: Sobald das Team einige Ideen hat, ist es an der Zeit, zu recherchieren und die Ideen zu überprüfen, damit die Inhalte korrekt und relevant sind.
3. Schreiben: Jetzt beginnt das Team mit dem Schreiben der Inhalte. Je nach Umfang der Kampagne können mehrere Autoren daran beteiligt sein.
4. Design: Dieser Schritt umfasst die Erstellung von Grafiken, Bildern und Videoinhalten.
5. Korrekturlesen und Bearbeitung: In diesem Schritt wird der Inhalt auf Richtigkeit, Grammatik und Stil überprüft und bearbeitet.
6. Veröffentlichung der Inhalte: Wenn nach der endgültigen Freigabe alles gut aussieht, werden die Inhalte auf der Website oder in den sozialen Medien veröffentlicht.
7. Werbung: Nach der Veröffentlichung wird der Inhalt durch Werbung weiter verbreitet. Dieser Schritt kann Social-Media-Posts, E-Mail-Marketing oder bezahlte Werbung für Conversions beinhalten.
8. Messen : Integriere dasLeistungsmanagement direkt in deinen Content Management Workflow. Du kannst zum Beispiel einen Schritt hinzufügen, um den Traffic und die SEO-Leistung eines Beitrags 30 Tage nach der Veröffentlichung zu überprüfen.
9. Aktualisieren: Erstellst du viele Inhalte, die schnell veraltet sind? Baue sie in deinen Workflow ein, damit die Inhalte nicht veralten.

Schritt 5: Speichere deine Arbeitsabläufe. Nutze die Automatisierung

Du erstellst ähnliche Inhalte immer wieder mit demselben Verfahren? Du musst keinen Workflow von Grund auf neu entwerfen. Du kannst einen Workflow speichern und ihn direkt in deiner Content-Marketing-Plattform verwenden.

Die Content Management Plattform von Optimizely verfügt über eine Bibliothek mit Marketing-Workflows, die du nutzen kannst, um die Arten von Inhalten, die du erstellen willst, zu rationalisieren und in Sekundenschnelle zu erstellen.

Wie KI dir helfen kann, deine Content-Geschwindigkeit im Jahr 2024 zu erhöhen

KI für Inhalte: Wir reden alle darüber.

KI kanndir nicht nur dabei helfen ,deine Content-Strategie zu verbessern, sondern auch Aufgaben zu automatisieren, Inhalte zu erstellen und Daten zu analysieren - all das kann die Effizienz und Effektivität von Content-Workflows verbessern.

Bildquelle: Chat GPT

Hier sind einige Beispiele dafür, wie das aussehen kann:

Zeitraubende Aufgaben automatisieren

Setze KI ein, um zeitaufwändige Aufgaben wie das Bearbeiten von Inhalten zu automatisieren. Es gibt KI-Tools für die Bearbeitung von Blogbeiträgen, Podcasts und Videos, damit du und deine Teams sich auf die Feinheiten konzentrieren können, statt auf die schweren Aufgaben.

Mit den richtigen Hinweisen kannst du auch den Bearbeitungsprozess anhand deines Styleguides vereinfachen.

Tools:

• ChatGPT
• Descript (Podcast- und Video-Editor)
• KI-Funktionen in Adobe und Canva

Inhalte generieren

KI kann dir helfen, deine Ideen zu erweitern und schnell eine lange Liste von Alternativen zu erstellen. Diese Tools sind besonders hilfreich, um Ideen für Titel und Überschriften zu finden.

Sie eignen sich auch hervorragend für die Wiederverwendung von Inhalten: Du kannst dein bevorzugtes KI-Tool bitten, einen Inhalt in eine Zusammenfassung, einen Social Post oder sogar eine Pressemitteilung zu verwandeln.

Tools:

• ChatGPT
• Jasper
• Semrush SEO Schreibassistent

Daten auswerten

Gib deine Daten in ein KI-Tool ein, um eine schnelle Analyse durchzuführen, die du dann bestätigen (oder entkräften) kannst. Du kannst Daten über dein Publikum, deine Konkurrenten und deine Branche mit ein paar schnellen Eingaben analysieren oder sogar deine Marketingdaten betrachten.

KI-Tools wie die folgenden können dir dabei helfen, Trends zu erkennen, Vorhersagen zu treffen, deine Content-Strategie zu verbessern und sogar die Aussagekraft deines geplanten Content-Plans zu testen.

Tools:

• ChatGPT
• MarketMuse (Software zur Inhaltsplanung)
• Julius AI (KI-Datenanalyse)
• Coefficient (KI-Datenanalyse)

Konsistentes Kampagnenbriefing

Die Erstellung von Inhalten wird oft durch ein schlechtes und inkonsistentes Briefing gebremst.

Mit Hilfe von KI-Tools kannst du Briefings mit wenigen Eingaben erstellen. Das nimmt dir die Arbeit des Briefings ab und gibt dir die Möglichkeit, in wenigen Minuten eine persönliche Note hinzuzufügen. Tools:

• ChatGPT
• Jasper

KI in Content-Workflows verwalten

Stell dir vor, dass KI deine Content-Compounding-Maschine im Workflow ist, die in der Lage ist, hochwertige Content-Entwürfe zu liefern.

Die meisten Teams, die Inhalte produzieren, wissen das:

• Alte Inhalte neu zu schreiben ist anstrengend
• Es ist ermüdend, alte Ideen in "neue" zu verwandeln
• Diegleichen Themen immer wieder neu zu schreiben ist ermüdend

Beginne also damit, dein KI-Tool darauf zu trainieren, einen Teil der Arbeitslast im Content-Workflow zu übernehmen. Sofunktioniert es .

Du übernimmst den denkenden Teil:

• Wähle ein Thema
• Finde ~5 deiner alten geschriebenen Inhalte zu diesem Thema
• Gib sie an das KI-Tool weiter, damit es "lernt".
• Achtedarauf, dass du nichts Vertrauliches weitergibst und dich nicht mit ethischenFragen auseinandersetzt.

Es hilft bei der Mustererkennung. Das Tool versteht, wie du schreibst und welcher Struktur du folgst. Es ist an der Zeit, den KI-Bot anzuweisen, etwas Neues zu schreiben. Auch wenn KI-Tools großartige Arbeit leisten, brauchen sie doch einen Auftrag, um großartige Inhalte zu liefern .

Gib dem Tool also ein Thema und:

• Einen neuen Nettotitel
• Eine Wortzahl
• Eine Aufforderung, deinem Schreibstil zu folgen, auf den du das Tool gerade trainiert hast

Der Output ist kein fertiger Artikel, sondern etwas, das 50-60% der Arbeit erledigt. Hier kommen die menschlichen Korrekturen, Überarbeitungen und die Kreativität ins Spiel. Mit der Zeit wird die KI so intelligent werden, dass sie diesen Schritt überflüssig macht und eine fertige Ausgabe liefert.

Im Moment musst du diesen Entwurf noch manuell bearbeiten und in einen fertigen Inhalt verwandeln. Das kannst du:

• Abschnittsüberschriften hinzufügen
• Wiederholungen entfernen
• die richtigen Schlüsselwörter und Fragen einfügen
• Überarbeitungen vornehmen, um sicherzustellen, dass alles leichter zu lesen ist

KI in Workflows kann dir einen Vorteil verschaffen, wenn du den denkenden Teil übernimmst und das Tool für den ausführenden Teil trainierst. Je mehr du schreibst, desto mehr kannst du wiederverwenden.

Tipps für den Einsatz von KI in Content-Workflows

Fang klein an und steigere dich nach und nach. Versuche nicht, KI von Anfang an in jeden Aspekt deines Content Workflows zu implementieren. Wir finden es toll, wie das Content-Team von Calendly mit Hilfe eines Hackathons die wichtigsten Tools identifiziert hat, die sie ausprobieren wollten, und von dort aus gestartet ist.

KI braucht Zeit, um zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Erwarte nicht, dass du sofort Ergebnisse siehst. Sei geduldig und gib der KI die Zeit, die sie braucht, um sich zu verbessern. Und vergiss nicht: KI ist kein Ersatz für deine Erfahrung, dein fundiertes Wissen und deine Persönlichkeit. Nutze KI, um deine Ideen zu ergänzen, nicht um sie zu ersetzen.

Priorisiere die Datenqualität

KI ist nur so gut wie die Daten, auf denen sie trainiert wird. Stelle also sicher, dass deine Daten sauber, genau und sicher sind. Das bedeutet, dass du alle Fehler und Unstimmigkeiten in deinen Daten bereinigen und sie vor unberechtigtem Zugriff schützen musst.

Investiere in die richtige Schulung

KI-Tools können sehr leistungsfähig, aber auch sehr komplex sein. Deshalb solltest du dein Team darin schulen, wie man sie effektiv einsetzt. Jede Schulung sollte sich auf die Grundlagen der KI konzentrieren und darauf, wie man bestimmte Tools nutzt, um Inhalte zu erstellen, Daten zu analysieren und Vorhersagen zu treffen.

KI-Modelle überwachen und verfeinern

KI-Modelle sind in der Lage, ständig zu lernen und sich weiterzuentwickeln, daher solltest du ihre Leistung kontinuierlich überwachen. Überprüfe sie auf Fehler, identifiziere Verbesserungsmöglichkeiten und trainiere das Modell mit neuen Daten neu.

Echte Workflow-Ergebnisse

Content-Workflows sind für Marketer/innen unerlässlich, die qualitativ hochwertige Inhalte erstellen und liefern wollen, die den Bedürfnissen ihrer Zielgruppe entsprechen. Wenn du in deiner Content-Marketing-Strategie einen gut definierten Workflow einhältst, können Ineffizienzen im Genehmigungsprozess beseitigt und ein Content-Projekt in einem festen Zeitrahmen erstellt und geliefert werden.

KI kann ein wertvolles Werkzeug für Content-Marketing-Teams sein, die die Effizienz und Effektivität ihrer Content-Workflows durch die Automatisierung von Aufgaben, die Erstellung von Inhalten und die Analyse von Daten verbessern wollen.

Mit Optimizely setzen die weltweit führenden digitalen Marken Content-Workflows ein, um agiler zu werden und die Transformation des Marketings voranzutreiben. Shell treibt seinen internen Marketingprozess voran und verzeichnet Erfolge durch die Erstellung von Kampagnen, die Bearbeitung von Arbeitsanfragen und die Genehmigung von Assets. Der obige Anwendungsfall zeigt, wie sie ihre Content-Workflows in Echtzeit definieren.