Wie sieht die ideale Struktur eines E-Mail-Marketing-Teams aus?

Natürlich ist dieser ROI, wie bei jeder Art von Content Marketing, alles andere als automatisch. Sie müssen Ihre E-Mail-Marketing-Strategie richtig aufbauen. Dazu gehört, dass Sie die richtigen Rollen und Verantwortlichkeiten für Ihr Team festlegen.

Lassen Sie uns also über diese Struktur sprechen. Im Folgenden finden Sie die sieben wichtigsten Aufgaben eines jeden E-Mail-Marketing-Teams. Hier finden Sie einige Tipps, wie auch kleine Unternehmen trotz begrenzter Ressourcen ihre E-Mail-Marketing-Strategie innerhalb dieser Rollen optimieren können.

Der E-Mail-Marketing-Stratege

Jede gute Marketingmaßnahme beginnt mit einer Strategie, und das gilt auch für E-Mail-Marketing-Kampagnen jeglicher Art. Deshalb ist der Stratege die beste Person, um mit jeder Art von E-Mail zu beginnen.

Der Stratege beginnt mit den Marketingzielen und Zielgruppen des Unternehmens und grenzt diese auf das E-Mail-Marketing ein. Von dort aus entwickelt er spezifische E-Mail-Marketing-Kampagnen, die den Erfolg der größeren Marketingbemühungen des Unternehmens unterstützen sollen.

Diese Art von Rolle erfordert die Fähigkeit, gleichzeitig detailliert vorzugehen und den Überblick zu behalten. Das Verständnis der Auswirkungen der E-Mail-Automatisierung auf neu konvertierte Leads ist ebenso wichtig wie das Wissen, welche CTAs in welchem Kontext am besten funktionieren. Der Stratege kann auch Briefings für einzelne Kampagnen erstellen und steht bei Bedarf allen anderen Teammitgliedern für Fragen zur Verfügung.

Der Workflow- und Projektmanager

Strategische Denker sind im Marketing enorm wichtig, aber sie nützen wenig, wenn niemand ihre Pläne ausführen kann. Hier kommt der Project Manager ins Spiel.

Der Project Manager nimmt ein Briefing für jede Art von E-Mail-Kampagne und setzt es in einen konkreten Arbeitsablauf um. Ganz gleich, ob es sich um einen E-Mail-Newsletter oder eine Automatisierung handelt, er weiß genau, welche Rolle was wann tun muss.

Sie werden feststellen, dass diese Rolle sehr viel Zeit in Ihrer Projekt- oder Aufgabenverwaltungssoftware verbringt. Sie legen die Fristen fest und halten sie ein. Sie drängen alle, ihre Arbeit rechtzeitig zu beenden, um einen erfolgreichen Start zu ermöglichen. Daher sind Detailgenauigkeit und Kommunikationsstärke absolut unerlässlich.

Der Werbetexter

Das Briefing und die Strategie für das E-Mail-Marketing müssen natürlich in überzeugende E-Mail-Texte umgesetzt werden, die zu Klicks und Conversions führen. Hier kommt der Werbetexter ins Spiel, ein Meister des geschriebenen Wortes, der die Theorie in die Tat umsetzt und eine Reihe von Aufgaben übernimmt:

• Schreiben Sie überzeugende Betreffzeilen, die das Interesse des Publikums wecken und dazu führen, dass E-Mails geöffnet werden.
• Schreiben Sie überzeugende E-Mail-Texte, sobald die Nachricht geöffnet ist, die zum CTA und zu Klicks auf die Website führen.
• Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Personalisierung des Textes, um die Botschaft ansprechender und erfolgreicher zu gestalten.

Um diese Ziele zu erreichen, arbeitet der Werbetexter normalerweise nicht isoliert. Er hat nicht nur einen direkten Draht zum Strategen, um Fragen zu stellen und die Texte abzustimmen, sondern arbeitet auch direkt mit den nächsten beiden Rollen zusammen, um zu sehen, wie sein Text zu einem schönen, überzeugenden Erlebnis für die E-Mail wird.

Der E-Mail-Designer

Das geschriebene Wort ist natürlich nur ein Teil dessen, was eine Nachricht erfolgreich macht. Der Designer kümmert sich um die visuellen Elemente, die das Erlebnis vervollständigen. In der Regel entwerfen sie E-Mail-Vorlagen für eine Vielzahl von Nachrichtentypen, von der Automatisierung bis hin zu Newslettern und einmaligen Werbebriefen.

Dazu gehört eine breite Palette an visuellen Elementen:

• Die Suche nach Bildern, die zum Ton und Zweck der Nachricht passen.
• Das Entwerfen von Grafiken, die das geschriebene Wort besser fließen lassen und den eigentlichen Zweck betonen.
• Verwendung konsistenter Markenelemente, von Schriftarten bis hin zu Farben, um den Wiedererkennungswert zu maximieren.

Bei all ihren Entwürfen arbeiten sie jedoch direkt mit der Oberfläche des E-Mail-Dienstanbieters (ESP). Designelemente können außerhalb des ESP erstellt werden. Aber die besten E-Mail-Designer können sie auch in die Plattform einfügen, um ihre Vision in einer Vielzahl von Formaten zum Leben zu erwecken.

Der E-Mail-Entwickler

Jedes E-Mail-Marketing-Team braucht mindestens ein Mitglied mit guten technischen Kenntnissen. Je nach Ihrer E-Mail-Marketing-Software kann der Entwickler verschiedene Aufgaben übernehmen:

• Unterstützung des Designers bei der Erstellung responsiver E-Mail-Vorlagen, die auf jeder Bildschirmgröße gut aussehen.
• Optimierung von E-Mails zur Minimierung möglicher Zustellbarkeitsprobleme für alle Arten von E-Mail-Clients.
• Segmentierung von E-Mail-Listen, um differenziertere Nachrichten an Teile Ihres Zielpublikums zu senden.
• Kontinuierliche Qualitätssicherung, um eine konsistente Zustellbarkeit und Darstellung jeder versendeten E-Mail zu gewährleisten.

Je nach den verfügbaren Ressourcen ziehen einige Unternehmen die Einstellung von Freiberuflern den internen Entwicklern vor. Das liegt daran, dass die erforderlichen technischen Fähigkeiten, von HTML bis SQL und darüber hinaus, in internen Teams nicht immer vorhanden sind. Entwicklungsaufgaben sind in der Regel nur dann erforderlich, wenn sich Strategien oder Kampagnen ändern, und nicht für jede einzelne versandte E-Mail.

Der E-Mail-Marketing-Analyst

E-Mail-Marketing ist von Natur aus messbar. Gute E-Mail-Marketing-Teams machen sich diese Tatsache zunutze, indem sie einen Analysten einsetzen, der regelmäßig den Erfolg einzelner Nachrichten und ganzer Kampagnen anhand einiger zentraler Kennzahlen überprüft:

• Öffnungsraten
• Click-Through-Rates
• Conversions (Konversionen)
• Abbestellungen
• Rate der als Spam markierten Nachrichten.

Auf der Grundlage dieser Metriken kann der Analyst Berichte erstellen, die das gesamte Team über den Erfolg seiner Bemühungen und über mögliche Optimierungen informieren. Der Analyst kann auch A/B-Testing-Prozesse erstellen, bei denen einzelne Elemente, wie z.B. Betreffzeilen oder die Farbe der CTA-Schaltfläche, auf maximale Effektivität geprüft werden können.

Der Marketing Manager

Und schließlich sollten Sie nicht unterschätzen, wie wichtig ein täglicher Manager für ein erfolgreiches E-Mail-Marketing ist. Der Manager, der in der Regel auch der Vorgesetzte des Teams ist, ist für eine breite Palette von Aufgaben verantwortlich:

• Sicherstellung einer erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen allen Teammitgliedern, die die E-Mail-Marketingstrategie umsetzen.
• Integrationen zwischen E-Mail und anderen Kanälen, wie z.B. sozialen Medien.
• Regelmäßiger Austausch von E-Mail-Marketing-Berichten mit anderen Mitgliedern des Marketingteams und dem gesamten Unternehmen.
• Finden Sie den richtigen Platz für E-Mail-Marketing in Ihrer idealen Marketing-Teamstruktur.

In einigen Unternehmen hat der Marketing Manager auch einige eher technische Aufgaben zu erfüllen. Dazu kann die Verwaltung aller Apps und Integrationen gehören, die das E-Mail-Marketing für seinen Erfolg benötigt. Dazu gehört auch der Datenfluss der Kontakte zwischen dem CRM und der E-Mail-Marketing-Software.

Kurz gesagt, der E-Mail Marketing Manager ist sowohl der Springer zwischen den verschiedenen Teammitgliedern als auch das Bindeglied des E-Mail-Marketing-Teams zum Rest der Marketingorganisation. Seine Arbeit ist notwendig, um Engpässe zu vermeiden, die intern oder im größeren Unternehmen entstehen.

Wie Marketing Automation für Ihr E-Mail-Team von Nutzen sein kann

Natürlich ist kein E-Mail-Marketing-Team wie das andere. Vor allem begrenzte Ressourcen führen dazu, dass Teams mit weniger, oft sogar deutlich weniger als sieben einzelnen Mitgliedern arbeiten, die sich jeweils auf eine einzige Aufgabe konzentrieren.

In diesen Szenarien beginnen sich die Rollen zu vermischen. Der Stratege ist auch der Manager, und der Designer und der Texter sind ein und dasselbe. Auch der Entwickler und der Analytiker werden häufig zusammengelegt. Und natürlich kann es sein, dass kleine Unternehmen nur einen einzigen E-Mail-Marketing-Spezialisten haben, der jede dieser Rollen ausfüllt.

Gerade in diesen Szenarien rückt die E-Mail-Automatisierung in den Vordergrund. Wo es nicht mehrere Vollzeitstellen gibt, kann die Automatisierung Unternehmen bei einer Vielzahl von Aufgaben zum Erfolg verhelfen:

• Automatisierte Segmentierung der Zielgruppe für relevantere Nachrichten.
• Benutzerdefinierte E-Mail-Ströme, die je nach Zeitplan und Aktionen der Empfänger verzweigen und den Versand einleiten.
• Automatisierte A/B-Tests, bei denen die Zielgruppe in zwei zufällige Segmente aufgeteilt wird, bevor ein "Gewinner" ausgewählt und entsprechend angepasst wird.
• Automatisierte Berichte, die Erfolge und Verbesserungsmöglichkeiten in leicht zu visualisierenden Formaten hervorheben.

Die Automatisierung muss natürlich noch eingerichtet und im Laufe der Zeit optimiert werden. Aber wenn sie erst einmal eingerichtet ist, kann sie zahlreiche Rollen und Aufgaben übernehmen, die in diesem Leitfaden beschrieben werden, um jedem, der an einem effektiven E-Mail-Marketing arbeitet, das Leben zu erleichtern.

Um diesen Punkt zu erreichen, ist es wichtig, das richtige E-Mail-Marketing-Programm zu finden. Die besten Plattformen sind nicht einfach nur eine passive Plattform, auf der Ihr Team zaubern kann, sondern werden zu aktiven Partnern, die Ihnen dabei helfen, Ihre E-Mail-Kampagnen im Laufe der Zeit und sogar mit begrenzten Ressourcen aufzubauen und zu optimieren.

Einen besseren E-Mail-Workflow schaffen

Kurz gesagt, E-Mail-Marketing ist ein komplexes Thema. Aber es ist keineswegs unmöglich, es umzusetzen, selbst für die kleinsten Unternehmen. Ein gutes Verständnis der Rollen und Verantwortlichkeiten, die mit dem Prozess verbunden sind, trägt wesentlich dazu bei, ein E-Mail-Team aufzubauen, das für langfristigen Erfolg gerüstet ist.

Dieses Team braucht natürlich auch die richtige Software, um sein Potenzial und seine Möglichkeiten zu maximieren. Die E-Mail-Plattformen haben wir oben bereits angesprochen. Die andere Komponente ist die effektive Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Inhalten.

Hier kommt Optimizely Content Marketing Platform ins Spiel, wenn es um E-Mail geht. Unsere Software ist für Vermarkter konzipiert. Wir helfen jedem, vom kleinen bis zum großen Team, bei der Content-Erstellung und -Verteilung auf eine Weise, die Engpässe minimiert und die Produktivität maximiert. Es ist eine Software, die nicht nur der Project Manager, sondern jedes Mitglied Ihres E-Mail-Teams zu schätzen lernen wird.