5 Tipps zur Verbesserung Ihres CMS-Workflows

"Es gibt einen Weg, es besser zu machen - finden Sie ihn." Thomas Edison sprach diese Worte, um sein Team von Forschern und Erfindern zu motivieren, weiterhin innovativ zu sein.

Wir setzen sie ein, um den digitalen Wandel und CMS-Workflows zu verbessern.

In einer kürzlich durchgeführten Umfrage wurde die Befähigung der Mitarbeiter als wichtigster Faktor für die Verbesserung des Kundenerlebnisses genannt. Lassen Sie uns einen Blick auf die Möglichkeiten werfen, den CMS-Workflow zu optimieren, um Mitarbeiter zu beschäftigen und Kunden zufrieden zu stellen.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Bevor Sie ein CMS einsetzen, müssen Sie sich über Ihre Strategie für Webinhalte im Klaren sein.
• Zu den Teilnehmern an einem CMS-Workflow gehören in der Regel der Stakeholder, ein Projektmanager, Autoren, Grafikdesigner, Redakteure, Genehmiger, Mitglieder des Marketingteams und ein IT-Administrator.
• Sie können Mechanismen einrichten, um Projekte automatisch voranzutreiben, z.B. rollenbasierte Weiterleitung und Erinnerungsbenachrichtigungen.
• Zu den Vorschlägen für die Festlegung von Standards und Richtlinien auf Unternehmensebene gehören Dateinamenskonventionen, redaktioneller Stil und SEO-Checklisten.

Möglichkeiten zur Optimierung Ihres CMS-Workflows

1. Planen Sie

Beginnen Sie immer mit einem Plan.

Verstehen Sie den Lebenszyklus Ihrer Content-Strategie, indem Sie die folgenden Fragen beantworten:

• Was sind Ihre Geschäftsziele?

• Wer ist Ihr Zielpublikum?

• Was ist das übergeordnete Thema für Ihre Inhalte?

• Welche digitalen Plattformen werden Sie für die Darstellung der Inhalte nutzen (z.B. Website, App, Videokanal)?

• Welche Arten von Inhalten werden Sie erstellen (z. B. Blog, Video, Podcast)?

• Wie werden Sie Ihre Inhalte vermarkten (z. B. soziale Medien, TV-Werbung usw.)?

• Was sind Ihre Erfolgsmaßstäbe?

• Wie werden Sie die Inhalte pflegen?

2. Definieren Sie die Rollen

Wählen Sie die Teammitglieder aus, die am Prozess der Inhaltserstellung, am Freigabe-Workflow und an den Verwaltungsphasen beteiligt sind. Es handelt sich zwar nicht um eine endgültige Liste, aber zu den Teilnehmern an einem CMS-Workflow gehören in der Regel:

• Stakeholder - Ihr Antragsteller, Entscheidungsträger oder Content Owner.

• Project Manager - verantwortlich für die Zuweisung von Inhaltsaufgaben, die Klärung von Fragen zu Zuweisungen oder Workflow-Verfahren, die Überprüfung von Inhalten und die Durchsicht früherer Inhalte.

Ist es zum Beispiel möglich, einen früheren Artikel zu überarbeiten? Können Sie z. B. einen Blog in ein Video umwandeln? Stellen Sie sicher, dass das Projekt keine früheren Inhalte wiederholt?

• Autoren für die Erstellung von Inhalten - je nach Unternehmen kann es sich bei den Autoren um fest angestellte Mitarbeiter oder um Gastautoren mit Fachwissen auf einem bestimmten Gebiet handeln.

• Grafikdesigner - können die Arbeit der Autoren durch Infografiken, Fotos, Videos und Animationen ergänzen.

• UX-Designer (User Experience) - testen und verbessern die Inhalte für den Endbenutzer.

• Redakteure - sorgen für die Qualitätssicherung und stellen sicher, dass keine Rechtschreibfehler, grammatikalisch korrekte Sätze und ansprechende Inhalte vorhanden sind.

• Freigabeberechtigte - markieren die Inhalte für die Veröffentlichung. Die Genehmiger können eine eigene Rolle einnehmen oder in der Funktion eines Projektmanagers oder Redakteurs tätig sein.

• Marketingteam - bewirbt Ihre Inhalte.

• IT-Administratoren - können bei technischen Implementierungen und Problemen helfen.

Sobald Sie diese Rollen klar definiert haben, können Sie Gruppen und Berechtigungen in Ihrem CMS zuweisen. Dann wird es einfach, Personen zu bestimmten Funktionen hinzuzufügen oder zu entfernen.

3. Planen Sie Ihre Phasen

Identifizieren Sie jede Phase Ihres Projekts. Eine natürliche Reihenfolge der Ereignisse könnte sein:

• Details anfordern

• Schreiben

• Bearbeitung

• UX-Testing

• Veröffentlichung

• Werbung

Sie erstellen die Schritte jedoch auf der Grundlage einer gründlichen Kenntnis Ihres Geschäftsprozesses.

4. Richten Sie Ihre Mechanismen ein

Ein CMS-Workflow hat den Vorteil, dass Sie sich nicht mehr fragen müssen, in welchem Stadium der Inhaltserstellung Sie sich befinden oder wer gerade an was arbeitet. Sie können diese Richtlinien einrichten, um das Projekt automatisch voranzubringen:

• Verwenden Sie CMS-Workflow-Vorlagen und -Kalender, um die Projektphasen festzulegen.

• Legen Sie benutzerdefinierte Status fest, um die einzelnen Phasen des Projekts genau zu beschreiben (z.B. Zugewiesen, In Bearbeitung, Zur Überprüfung anstehend, Genehmigt).

• Stellen Sie ein Forum für die Gruppenkommunikation und für Statusänderungen bereit. Die Benutzer sollten eine Benachrichtigung erhalten, wenn eine Aufgabe aktualisiert wird oder wenn eine Person einen Kommentar hinzufügt.

• Weisen Sie rollenbasierte Weiterleitungen zu, um Projekte automatisch in die nächste Phase zu verschieben.

• Verfügen Sie über eine Funktion zur Neuzuweisung, um die Arbeit bei Bedarf schnell an jemanden mit besserer Verfügbarkeit oder Fachkenntnis weiterzugeben.

• Erstellen Sie Erinnerungsbenachrichtigungen für jeden Schritt des Projekts.

Wenn zum Beispiel eine Aufgabe länger als einen Tag nicht zugewiesen wird, können Sie die Autoren per E-Mail oder Textnachricht daran erinnern, den Auftrag anzunehmen. Eine andere Benachrichtigung kann einen Redakteur daran erinnern, den Inhalt Korrektur zu lesen. Nach der Veröffentlichung des Inhalts kann das Marketingteam benachrichtigt werden, um den Inhalt zu bewerben.

• Ihr CMS-Workflow sollte Änderungen innerhalb eines Projekts verfolgen.

Es sollte beispielsweise einen Zeitstempel dafür erstellen, wann ein Autor seinen Auftrag abgeschlossen hat und ein Redakteur seine Überprüfung beendet hat.

Diese Mechanismen sollten die Notwendigkeit verringern, Aufgaben und Aktionen manuell zu verfolgen. Sie sollten außerdem eine offene Kommunikation fördern und die Effizienz steigern.

5. Governance einrichten

Während die technischen Methoden für die Erstellung eines CMS-Workflows von wesentlicher Bedeutung sind, ist die Festlegung von Richtlinien und Kriterien auf Unternehmensebene von unschätzbarem Wert.

Stellen Sie sich dies als einen Freigabeprozess für das CMS oder den Content-Workflow vor. So wird sichergestellt, dass vor der Veröffentlichung von Inhalten ein definitiver Genehmigungsprozess stattfindet, der den redaktionellen Workflow nicht unterbricht.

Zu den Vorschlägen für die Standardisierung gehören:

• Konventionen für die Dateibenennung

• redaktioneller Stil

• Tonrichtlinien

• Checklisten für die Korrektur

• SEO-Checklisten

Kontinuierliche Überprüfung Ihres CMS-Workflow-Prozesses

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