Denken Sie an Ihr letztes Marketingprojekt, das schief gelaufen ist. Ganz gleich, ob es sich um ein schnelles Ergebnis oder um einen Teil einer größeren integrierten Kampagne handelte, Sie können sich wahrscheinlich an den Moment (oder die Momente) erinnern, in denen die Dinge aus dem Ruder liefen. Und höchstwahrscheinlich wurden diese Schluckaufs durch einen Mangel an strategischer Ausrichtung und Definition des Projektumfangs verursacht.

Das liegt daran, dass ein gutes Projektmanagement und eine gute Projektdurchführung viel mehr erfordern als nur das Verschieben von Teilen - und selbst die einfachsten Marketingkampagnen oder Aufgaben können ohne einen detaillierten Projektumfang aus dem Ruder laufen. Wenn Sie wissen, wie man einen Projektumfang erstellt, können Sie sicherstellen, dass die Interessenvertreter und Marketingteams auf derselben Seite stehen, bevor Ihr Team mit dem kreativen Prozess beginnt.

Was ist ein Projektumfang?

Projektteams und Interessengruppen sollten zusammenarbeiten, nicht gegeneinander. Doch allzu oft gelingt es beiden Seiten nicht, die Grenzen eines Projekts zu definieren, so dass am Ende doppelte Arbeit geleistet wird oder - noch schlimmer - ein ganzes Element fehlt.

Die Entwicklung eines klaren Projektumfangs hilft allen Beteiligten, sich vor Beginn eines Marketingprojekts über dessen Ziele, Ergebnisse und Beschränkungen im Klaren zu sein, und stellt sicher, dass Ihre Organisation über genügend Zeit, Ressourcen und die richtigen Mitarbeiter verfügt, um die Aufgabe zu bewältigen. Ein Projektumfang, auch bekannt als Scope oder Statement of Work (oder SOW), ermöglicht es den Stakeholdern, die Projektparameter zu verstehen, informiert die Teammitglieder über den erwarteten Arbeitsaufwand für jede Phase des Projekts und hilft Ihnen und Ihrem Team, etwaige Lücken im Plan zu erkennen.

Wie man einen Projektumfang schreibt

Das Schreiben eines Projektumfangs kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber es muss nicht mühsam sein. Wenn Sie eine wiederverwendbare Vorlage erstellen, können Sie jedes neue Projekt einfach durchgehen und einen umfassenden Plan für die effiziente, budget- und termingerechte Durchführung erstellen.

1. Sammeln Sie Details

Bevor Sie einen Projektumfang erstellen oder verfassen können, sollten Sie sich mit Interessengruppen und Teammitgliedern in Verbindung setzen, um Informationen über die verschiedenen Schritte des Projekts sowie über die erforderlichen Ressourcen und Arbeitsabläufe zu sammeln. Vergewissern Sie sich, dass Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:

Geschäftliche Ziele

Der erste Schritt beim Verfassen eines Projektumfangs beginnt mit der Festlegung der Geschäftsziele. Im Abschnitt Geschäftsziele formulieren Sie kurz die Gesamtvision des Projekts, einschließlich der Gründe, warum Ihre Stakeholder und Ihr Team das Projekt unterstützen, sowie die übergeordneten Ziele, die Sie erreichen wollen. Zu diesen Zielen kann es gehören, den Bekanntheitsgrad eines neuen Produkts zu steigern, die Zahl der Anmeldungen für ein Webinar zu erhöhen oder die Anzahl der Leads zu erhöhen. Die Definition der Erwartungen ist entscheidend, um das Marketingprojekt auf Kurs zu halten und Ablenkungen und Anfragen zu vermeiden, die außerhalb des Projektumfangs liegen.

Projektleistungen und Kriterien

Nun, da Sie die allgemeinen Ziele für den Projektumfang festgelegt haben, ist es an der Zeit, sich mit Ihrem Team und den Stakeholdern zusammenzusetzen und eine Liste der spezifischen Leistungen zu erstellen, die Sie am Ende erbringen werden. Bei diesen Ergebnissen kann es sich um ein großes Stück Inhalt, eine digitale Anzeige, eine Website, eine Schulung oder eine Veranstaltung handeln. Was auch immer es ist, stellen Sie sicher, dass sich alle im Team über das erwartete Ergebnis einig sind. Außerdem sollten Sie die Ergebnisse spezifisch und messbar machen. Auf diese Weise wird klar, wann das Projekt die Kriterien der Beteiligten erfüllt hat und abgeschlossen ist. Wenn Sie beispielsweise eine Produktschulung durchführen, sollten Sie angeben, welche Themen in der Schulung behandelt werden, wie viele Personen Sie schulen werden und wie lange die Schulung dauern wird.

Einschränkungen

Wenn Sie wissen, wie man einen Projektumfang schreibt, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass jedes Team und jedes Projekt bestimmten Einschränkungen unterliegt, vom Budget über die Zeit bis hin zum Personal. Und so wichtig es auch ist, zu formulieren, was Sie in einem Projekt tun können, so wichtig ist es auch, zu erkennen, was Sie nicht tun können. Wenn Sie zum Beispiel ein kleines Team haben und keine Überstunden in letzter Minute leisten können, sollten Sie dies im Voraus sagen. Wenn Sie diese Richtlinien von Anfang an festlegen, können alle Beteiligten ihre Zeit und ihre Erwartungen besser einteilen -und Ihr Team bleibt zufrieden, produktiv und weniger anfällig für Burnout.

Annahmen

Genau wie bei den Einschränkungen ist es wichtig, die unausgesprochenen Annahmen, die Ihre Mitarbeiter in das Projekt einbringen, zu klären. Ein Beteiligter geht vielleicht davon aus, dass ein Website-Projekt bestimmte Seiten und Funktionen umfassen wird, oder ein Teammitglied geht davon aus, dass es die Inhalte schreibt, während andere davon ausgehen, dass es der Redakteur ist. Setzen Sie sich zusammen und listen Sie die Erwartungen auf, die jeder hat, wie groß das Projekt ist, was es beinhaltet und wer was bis wann macht. Wenn es soweit ist, werden Sie sich für eine dokumentierte Strategie bedanken.

Einschlüsse und Ausschlüsse

Jeder weiß, dass selbst die am besten gemeinten Projekte zum Opfer von Mission Creep werden können. Damit Ihr Projekt zielgerichtet und Ihr Team bei der Sache bleibt, sollten Sie klar formulieren, was zu einem Projekt gehört - und was nicht. Wenn Sie eine große Veranstaltung für bestehende Kunden und nicht für potenzielle Kunden planen, sollten Sie dies Ihren Stakeholdern mitteilen. So verhindern Sie, dass das Projekt schwerfällig oder unrealistisch wird, und ermöglichen Ihrem Team, jede Entscheidung mit einem Auge darauf zu treffen, was wichtig ist und was nicht.

Ressourcen

Ihr Team ist vielleicht bereit, ein neues Projekt in Angriff zu nehmen, aber es kann nicht seine beste Arbeit leisten, wenn es nicht weiß, welche Ressourcen ihm zur Verfügung stehen. Die Einbeziehung dieses Aspekts ist für die Erstellung eines Projektumfangs unerlässlich. Es hilft den Führungskräften, ihren Teammitgliedern mitzuteilen, welche Art von Fähigkeiten, Technik, Mentoren und Personal ihnen bereits zur Verfügung steht, ohne dass sie das Rad neu erfinden müssen. Wenn Sie bereits Vorlagen oder Handbücher für ähnliche Projekte haben, können Sie Ihrem Team viel Zeit ersparen, wenn Sie diese im Voraus auflisten. Das Gleiche gilt, wenn Sie ein bestimmtes Budget für die Schulung in einem bestimmten Fachgebiet oder ein hervorragendes Computerprogramm zur Verfügung haben, das die Arbeit beschleunigt.

Kosten

Wenn Sie an einem Projekt mit abrechenbaren Stunden arbeiten, legen Sie im Projektumfang genau fest, wen Sie bezahlen müssen und wie viel Zeit Sie für das Projekt veranschlagen. Berücksichtigen Sie auch alle Kosten, die mit bestimmten Aspekten und Elementen verbunden sind. Die Budgetierung hilft Ihnen dabei, sich über die Projektkosten klar zu werden und herauszufinden, welche Fragen zusätzliche Zeit und Mittel erfordern.

Vereinbarung

Der letzte Schritt bei der Erstellung eines Projektumfangs besteht darin, Ihr Team dazu zu bringen, auf der gepunkteten Linie zu unterschreiben. Diese Vereinbarung ist natürlich kein Vertrag, aber die Zustimmung Ihres wichtigsten Interessenvertreters und des Projektmanagers zeigt, dass sich alle Beteiligten über die Erwartungen im Klaren sind und ihre Verpflichtungen ernst nehmen werden.

2. Erstellen Sie einen Projektzeitplan

Sie haben den Umfang Ihres Projekts festgelegt - jetzt ist es an der Zeit, Ihren Plan in die Tat umzusetzen. Erstellen Sie eine Liste aller Leistungen, zu deren Erbringung Sie sich verpflichtet haben. Listen Sie unter jeder Leistung die Aufgaben auf, die zur Erreichung der jeweiligen Leistung erforderlich sind, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist und wie lange die Arbeit voraussichtlich dauern wird. Seien Sie realistisch - Ihr Zeitplan sollte Ihr Team bei der Stange halten, aber flexibel genug sein, um Änderungen zu ermöglichen.

3. Stellen Sie Ihren Projektumfang zusammen

Es gibt nicht die eine richtige Art, ein Projektumfangsdokument zu formatieren. Es kann ein einfaches Textdokument sein - oder, wenn Ihre Prozesse komplizierter sind, können Visualisierungen Ihnen dabei helfen, klar darzustellen, wie die einzelnen Teile eines Projekts zusammenpassen.

Testen Sie unser KOSTENLOSES Konto und nutzen Sie die Gantt-Diagramme, Agile Marketing Scrum Boards, Flussdiagramme und Kanban-Boards, um Teammitgliedern und Stakeholdern zu zeigen, welche Arbeiten wann und von wem erledigt werden müssen. Sie können Ihren Projektumfang auch in ein umfassendes Kampagnenbriefing aufnehmen.

Sobald Sie wissen, wie man einen Projektumfang schreibt, sollten Sie ihn mit allen Teammitgliedern teilen und immer wieder darauf zurückgreifen, wenn Sie Entscheidungen treffen, Aufgaben zuweisen oder darüber nachdenken, wie Sie Ihre Ziele erreichen können.

Sie sollten nicht nur lernen, wie man einen Projektumfang schreibt, sondern auch eine Marketing-Projektmanagement-Software in Betracht ziehen.