Wie Sie eine Vorlage für einen Marketing-Kommunikationsplan erstellen

Neben einem effektiven Krisenmanagement hilft eine Vorlage für einen Marketing-Kommunikationsplan Vermarktern, ihre Markenbotschaften zu verbessern. Es ist eine bewährte Roadmap, die Ihnen zeigt, wie Sie die richtigen Botschaften für die richtige Zielgruppe formulieren.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie:

• Was ein Kommunikationsplan ist
• Wie Sie eine Vorlage für einen Kommunikationsplan erstellen
• Wie Content Marketing alle Ihre strategischen Kommunikationsprobleme lösen kann

Der Marketing-Kommunikationsplan in einer Nussschale (und seine Bedeutung)

Nehmen wir an, Sie haben bereits eine Kommunikationsstrategie für alle wichtigen Zielgruppen, mit denen Ihr Unternehmen zu tun hat (z.B. Interessenten, Kunden, Lieferanten, Investoren, Sponsoren usw.). Wo liegen die Grenzen dieser Strategie?

Wie effektiv ist sie sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation?

• Wie gut unterstützt sie messbare Kommunikationsziele?
• Haben Sie einen klar definierten Prozess für die Reaktion auf Notfälle?
• Verfügen Sie über eine klare Roadmap für den Umgang mit negativem Feedback und Kundenbeschwerden?
• In welcher Reihenfolge kommunizieren Sie mit den wichtigsten Interessengruppen?
• Welche Kommunikationskanäle nutzen Sie in der Regel, um mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt zu treten?

Ein guter Kommunikationsplan stellt sicher, dass Sie die wichtigsten Botschaften an die wichtigsten Zielgruppen übermitteln, um die zugrundeliegenden Geschäftsziele zu erreichen und ein positives Markenerlebnis zu schaffen.

Ein Plan zur Schadensbegrenzung und so viel mehr

Ein Kommunikationsplan ist einfach eine Strategie, die es Ihnen ermöglicht, Informationen an die entsprechenden Interessengruppen zu übermitteln. Die Strategie legt fest, welche Botschaften Sie kommunizieren müssen, an wen Sie diese Botschaften targeting und über welche Kanäle.

Ein effektiver Kommunikationsplan schützt Ihre Marke im Ernstfall, dient aber auch als Sprungbrett bei der Einführung neuer Produkte, bei der Vorstellung neuer Initiativen und bei der Verbreitung eines bestehenden (oder neuen) Marketingplans. Betrachten Sie ihn als das letzte Puzzleteil in Ihrer Marketingstrategie.

Erstellung einer Vorlage für einen durchgängigen Kommunikationsplan

Im Folgenden finden Sie acht Schritte, die Sie zur Erstellung einer effektiven Vorlage für die Marketingkommunikation befolgen können:

1. Führen Sie eine Analyse Ihres aktuellen Kommunikationsmaterials durch

Bevor Sie sich daran machen, einen Kommunikationsplan zu erstellen, müssen Sie zunächst entscheiden, wo dieser in Ihre Geschäftsziele passt.

Daher ist es wichtig, dass Sie den aktuellen Stand der Kommunikation in Ihrem Unternehmen überprüfen. Dies wird Ihnen helfen, Engpässe oder Lücken zu erkennen.

Um ein Audit durchzuführen, folgen Sie diesen fünf Schritten:

• Bestimmen Sie den Umfang: Auf welche Inhalte wollen Sie sich konzentrieren? Werden Sie alle Formate in Ihrem Content Marketing Stack durchgehen?
• Sammeln Sie Ihre bisherige Kommunikation und fassen Sie sie zusammen: Sammeln Sie alle digitalen Inhalte des letzten Jahres und sehen Sie sie sich genauer an.
• Vergessen Sie nicht, auch die Erkenntnisse der Teammitglieder und der wichtigsten Interessengruppen zu sammeln: Dazu gehören Einzelgespräche, Gruppendiskussionen oder Umfragen. Wählen Sie die Methode, die bei allen Beteiligten am besten ankommt.
• Beziehen Sie externe Zielgruppen mit ein: Überprüfen Sie alle Ihre Social Media-Kanäle, um festzustellen, was die Community über Sie denkt und weiß.
• Führen Sie eine SWOT-Analyse durch: Stellen Sie alle gesammelten Daten in einer SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken) Ihrer Kommunikationsbemühungen zusammen. So können Sie feststellen, welche Kommunikationspraktiken und -methoden gut funktionieren und welche nicht.

2. Legen Sie auf der Grundlage der Ergebnisse des Audits SMART-Kommunikationsziele fest

Möchten Sie vielleicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens positives Feedback in den sozialen Medien erhalten? Oder wollen Sie einfach nur ein laufendes Projekt formulieren, um sicherzustellen, dass es pünktlich, innerhalb des Budgets und im Einklang mit den Erwartungen der Kunden ist?

Was auch immer es ist, stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele SMART sind - spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden.

3. Gehen Sie Ihrer Zielgruppe auf den Grund

Der nächste Schritt besteht darin, Ihr Zielpublikum zu identifizieren und zu verstehen. Welche Interessengruppen wollen Sie erreichen?

Wenn sich der Kommunikationsplan zum Beispiel an Kunden richtet, müssen Sie deren Personas ermitteln. Was sind ihre Probleme? Welchen Nutzen können sie aus Ihren Produkten ziehen?

Alternativ ist eine Pressemitteilung, in der Sie Ihre Ziele hervorheben, eine gute Idee, wenn Sie für die Medien schreiben möchten.

Das Wichtigste ist, dass Sie Ihr Publikum auf einer tieferen Ebene kennen.

4. Konkretisieren Sie den Inhalt Ihres Plans

Ihre Gliederung sollte idealerweise die Form eines Diagramms oder einer Tabelle haben. Heben Sie sorgfältig die wichtigsten Botschaften hervor, die Sie verbreiten müssen, an wen Sie diese Botschaften targeting und über welche Kommunikationskanäle.

Sobald Sie die Gliederung im Kopf haben, können Sie Ihre Vorlage für den Kommunikationsplan wie folgt strukturieren (Sie können diese Abschnitte gerne kopieren und in Ihr eigenes Inhaltsverzeichnis einfügen):

Zweck und Ansatz des Plans

Hier finden Sie eine ausführliche Beschreibung des Plans, warum er existiert und eine allgemeine Vorstellung davon, wie Sie den Plan in Ihrem Projekt umsetzen werden. Betrachten Sie dies als eine Art Kurzfassung.

• Kommunikationsziele: Definieren Sie, was Sie durch strategische Kommunikation erreichen wollen.
• Kommunikationsrollen: Beziehen Sie alle relevanten Teammitglieder mit ein. Definieren Sie klar alle Rollen und die entsprechenden Kommunikationsverantwortlichkeiten.
• Wichtige Herausforderungen: Erstellen Sie in einer Ihrer Teamsitzungen eine Liste der Herausforderungen, vor denen Sie stehen und die Sie absehen können.
• Situations-, Kunden- und Konkurrenzanalysen: Beginnen Sie damit, die wichtigsten Branchenkennzahlen zu ermitteln. Geben Sie anschließend einen Überblick über den Entscheidungsprozess, den Ihre Interessenten und Kunden beim Kauf eines Produkts oder bei der Inanspruchnahme einer Dienstleistung wie der Ihren durchlaufen. Schließen Sie das Ganze mit einer gründlichen Analyse der Marktposition Ihrer Konkurrenten ab.
• Dos und Don'ts: Dies ist so gut wie selbsterklärend.
• Roadmap zur Eskalation: Fügen Sie das "größere Reaktionsteam" und, was noch wichtiger ist, die "erste Verteidigungslinie" hinzu, die zur Bekämpfung von Krisen eingesetzt werden soll.
• Aufrechterhaltung eines effektiven Reaktionsplans: Konzentrieren Sie sich hier auf das 'Wie'. Wenn Sie die Details Ihres Kommunikationsplans ausarbeiten, müssen Sie mit allen Beteiligten in Ihrer Entscheidungshierarchie zusammenarbeiten, um die Genauigkeit zu verbessern.

5. Wählen Sie Ihre Kanäle (mit Präzision)

Als nächstes müssen Sie die Kommunikationskanäle auswählen, über die Sie Ihre Botschaften verbreiten wollen. Als Marketingspezialist wissen Sie, dass es eine große Vielfalt an Kommunikationskanälen gibt, daher werden wir nur einige gängige abdecken:

• Podcasts
• E-Mail-Marketing
• Presseveröffentlichungen
• Soziale Medien

6. Botschaften auf Kanäle und Zielgruppen abstimmen

Fassen Sie Ihre Vorlage für den Kommunikationsplan zusammen und systematisieren Sie sie, damit Ihre Botschaften besser auf Ihr zentrales Wertversprechen abgestimmt werden können.

Aber die Arbeit ist erst zur Hälfte getan.

Sobald Sie Ihren Plan ausgearbeitet haben, sollten Sie ihn den relevanten Interessengruppen vorstellen. Wenn es sich um eine interne Kommunikationsstrategie handelt, sollten Sie die einzelnen Teammitglieder darüber informieren, was sich mit der Einführung des neuen Plans ändern wird. Bei Bedarf können Sie auch Schulungen durchführen.

Wenn es sich um einen externen Kommunikationsplan handelt, müssen Sie eine viel größere Gruppe von Mitarbeitern an Bord holen.

Wie immer können Sie unsere Marketingplanungssoftware als eine einzige Quelle der Wahrheit nutzen, um Ihr Team auf jedes Detail Ihres Plans abzustimmen. Die Stakeholder verfügen über den notwendigen Kontext, die Zusammenarbeit und die Erkenntnisse, die sie benötigen, um die neue Vorlage für den Marketing-Kommunikationsplan perfekt umzusetzen.

7. Führen Sie Ihre Kommunikationsstrategie mit einem Marketingkalender aus

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Botschaften und Kampagnen in Ihrem Kalender zu planen.

So haben Sie unternehmensweit den Überblick darüber, was Ihre Teammitglieder tun, können Fristen leichter durchsetzen und anderen wichtigen Stakeholdern helfen zu verstehen, was wann zu tun ist.

Die Marketingkalender-Software von Content Marketing wurde genau für diesen Zweck entwickelt. Nutzen Sie sie, um zu sehen, zu teilen und auf dem Laufenden zu bleiben. Außerdem halten Sie damit Ihre Inhalte, Kampagnen und Kommunikationspläne auf Kurs.

8. Messen Sie die Ergebnisse Ihres Plans

Auch wenn Sie Ihren Kommunikationsplan nicht gleich beim ersten Mal mit Bravour gemeistert haben, sollten Sie nicht gleich das Handtuch werfen. Das Wichtigste ist, dass Sie sich ständig verbessern.

Messen Sie die Ergebnisse des Plans, nachdem Sie ihn den wichtigsten Interessengruppen vorgestellt haben, stellen Sie fest, was falsch gelaufen ist, und arbeiten Sie daran, diese Bereiche beim nächsten Mal zu verbessern.

Sind Sie bereit, Ihren Kommunikationsplan auf den Weg zu bringen?

Integrieren Sie Content Marketing mit der Optimizely Content Marketing Platform in Ihr Marketingkonzept, damit Sie Workflows und Transparenz bei der Planung Ihrer gesamten Marketingkommunikation schaffen können.