Was ist Marketing-Workflow-Management?

Sind Sie es leid, dass Ihr Marketingteam Ihnen immer wieder die gleichen Fragen stellt?
Beschwert sich Ihr Team ständig darüber, dass es nicht weiß, wo sich ein bestimmtes Projekt in Ihrer Pipeline befindet oder wer an was arbeitet?
Stellen Sie fest, dass Termine nicht eingehalten werden, oder ertappen Sie sich dabei, wie Sie sich fragen: "Warum brauchen sie so lange, um diese Aufgabe zu erledigen?"
Haben Sie das unangenehme Gefühl, dass die Dinge effizienter, produktiver und rationeller sein könnten?
Wenn eines der oben genannten Probleme - von Kommunikationspannen bis hin zu verpassten Fristen, frustrierend langen Zeitplänen oder isolierten Arbeitsabläufen - Sie dazu bringt, mit dem Kopf gegen Ihren Schreibtisch zu schlagen, dann brauchen Sie und Ihr Team eines: ein besseres Marketing-Workflow-Management.
Mit dem Marketing-Workflow-Management wissen die richtigen Leute immer über die richtigen Informationen Bescheid, und Ihr Team weiß genau, was zu tun ist und wann es zu tun ist. Jeder wird die Klarheit, das Wissen und die Daten haben, die er braucht, um Ihre Marketingstrategie schneller, präziser und effektiver umzusetzen.
Warten Sie nicht auf einen verärgerten Kunden oder eine katastrophale Terminüberschreitung, um Ihren Hintern in Bewegung zu setzen. Es ist an der Zeit, das Marketing Workflow Management in seinen Grundzügen kennenzulernen und anhand konkreter Beispiele zu zeigen, wie es Ihr Unternehmen verändern kann.

Einfürung in das Marketing Workflow Management Einfürung

Was ist ein Marketing-Workflow?

Stellen Sie sich Ihren Marketing-Workflow als eine Reihe von Schritten oder Vorgängen vor, die den Mitarbeitern vorgeben, was sie wann zu tun haben, um eine Reihe von Regeln oder Anforderungen zu erfüllen und eine bestimmte Marketingaufgabe zu erledigen.
Ein Marketing-Workflow kann von Unternehmen zu Unternehmen oder sogar von Aufgabe zu Aufgabe unterschiedlich aussehen. Er könnte sein:

• Eine einfache Checkliste oder Schritte
• Ein Flussdiagramm, das Ihrem Team die Anweisung "Wenn A, dann B" gibt.
• Ein visuelles Diagramm oder eine Tabellenkalkulation

Der Workflow kann so detailliert oder so detailliert sein, wie Sie und Ihr Team es brauchen.
Ein Marketing-Workflow für die Aufnahme eines neuen Marketingkunden in Ihre Agentur könnte beispielsweise bis ins kleinste Detail gehen und sicherstellen, dass bestimmte Konten erstellt, genaue Vertragsvorlagen versandt und bestimmte Zahlungen geleistet werden.
Ein Workflow für das Brainstorming eines Rebrandings für einen Kunden könnte dagegen mehrdeutig und abstrakt sein, aber dennoch eine bestimmte Abfolge von Strategieschritten umreißen, die Sie und Ihr Team ausführen müssen.
Es geht wirklich darum, den Workflow auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Aufgabe zuzuschneiden, anstatt Ihr Team in ein Einheitsmodell zu pressen.
Wie auch immer Ihre Marketing-Workflows aussehen mögen, alle Workflows haben drei Dinge gemeinsam.

Besseres Arbeitsmanagement: 3 Grundprinzipien zur Optimierung Ihres Marketing-Workflows

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, muss jeder Marketing-Workflow, den Sie erstellen, folgendermaßen aussehen:

• Logisch: Arbeitsabläufe sind nur so gut wie ihre Akzeptanz. Wenn sie von niemandem genutzt werden, tragen sie nur zum Projektstillstand bei. Jeder Schritt muss einfach und leicht verständlich sein und einen logischen Sinn ergeben.
• Sichtbar: Tappen Sie nicht in die Falle, operative Dokumente zu erstellen, die nie das Licht der Welt erblicken. Die Arbeitsabläufe müssen in die täglichen Aufgaben Ihres Teams integriert werden, und zwar von dem Moment an, in dem Sie neue Mitarbeiter oder Kollegen schulen.
• Lebendig: Ihr Marketing-Workflow-Management muss die Aktualisierung Ihrer Workflows beinhalten, wenn sich Systeme ändern, Strategien sich weiterentwickeln oder neue Erkenntnisse gewonnen werden. Je mehr Sie sie nutzen, desto mehr werden Sie feststellen, dass es bestimmte Dinge gibt, die verbessert werden können. Lernen, iterieren, spülen und wiederholen.

Was sind die Vorteile von Marketing Workflow Management?

Unabhängig davon, ob Sie ein Projektmanager sind, der ein Team von fünf oder 500 Mitarbeitern beaufsichtigt, werden Marken und Unternehmen jeder Größe erhebliche Verbesserungen in mehreren Schlüsselbereichen feststellen, wenn sie ein besseres Workflow-Management einführen.
Die Verbesserungen sind:

• Besserer Zusammenhalt im Team
• Höhere Qualität des teamorientierten Outputs
• Bessere Unternehmensleistung

Besserer Zusammenhalt im Team
Workflows helfen dabei, einige der internen Silos aufzubrechen, die oft entstehen, wenn die Kommunikation zwischen Teams oder Teammitgliedern unzureichend ist.
Wenn alle Teammitglieder dieselben Workflows verwenden, kann jedes Teammitglied sehen, was es bis wann zu tun hat und wer im Prozess vor und nach ihm kommt.
Sie werden sich nie wieder Sorgen machen müssen, dass jemand Ihren Grafikdesigner nicht eingeweiht hat, bevor es zu spät war, oder dass das Social Media Team nicht über eine zeitkritische Marketingkampagne informiert wurde.
Hochwertigerer, teamorientierter Output
Marketing-Workflows laden zu mehr Zusammenarbeit ein und bieten Teams die Möglichkeit, einen Konsens über eine Erfolgsmethode, eine bestimmte Strategie oder die Ausführung eines Projekts zu finden. Sie können in jeder Phase des Prozesses auf das Fachwissen und die Erkenntnisse der einzelnen Teammitglieder zurückgreifen.
In Verbindung mit der Schaffung klarer Prozesse und Parameter für ein Marketingprojekt beseitigt dies die Verwirrung, Unklarheit oder Unsicherheit, die oft unnötigen Stress und Spannungen für Ihr Team verursachen. Es gibt ihnen die Erlaubnis, ihre beste Arbeit zu leisten, mit der Gewissheit, dass sie über alle Informationen und Daten verfügen, die sie für den Erfolg benötigen.
Das Ergebnis? Hochwertigeres Design, knallhartes Content Marketing und ein Marketingerfolg, der Sie und Ihre Kunden begeistert.
Bessere Unternehmensleistung
Teams, die ihre Marketing-Workflows gut verwalten, merken das in der Regel:

• Weniger Zeitverluste durch Besprechungen, Bearbeitungen, Fehlerbehebungen usw.
• Bessere Zusammenarbeit und eine konstruktivere Teamkultur
• Schnellere Automatisierung von zeitraubenden Aufgaben
• Mehr Kreativität und Ideengenerierung
• Verbesserte Produktivität und Effizienz
• Gesteigerter Umsatz, höhere Rentabilität und bessere Geschäftsergebnisse

Wie Sie einen Workflow-Management-Prozess erstellen und Ihre Marketing-Workflows verwalten

Hier sind die Schritte zur Erstellung eines Workflow-Management-Prozesses:

• Definieren Sie Ihre Aufgaben, Prozesse und Ergebnisse
• Bestimmen Sie, wer an allen von Ihnen definierten Prozessen beteiligt ist
• Definieren Sie spezifische Verantwortlichkeiten und legen Sie diese fest.
• Weisen Sie die Aufgabe zu und führen Sie sie aus

1. Definieren Sie Ihre Aufgaben, Prozesse und Ergebnisse

Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um die wichtigsten Prozesse und Aufgaben zu ermitteln, die sich täglich, monatlich oder vierteljährlich wiederholen.
Denken Sie an die Standardprojekte, an denen Sie ständig arbeiten, wie z.B.:

• Onboarding eines neuen Kunden, wenn Sie eine Marketingagentur oder ein Dienstleistungsunternehmen sind
• Veröffentlichung von hochwertigem Content Marketing, z. B. Artikel und Blogbeiträge auf Ihrer Website
• Einführung regelmäßiger Veranstaltungen, wie Gruppenberatungen oder Webinare
• Einführung neuer Produkte, egal ob diese digital oder physisch sind
• Binden Sie Ihre E-Mail-Marketing-Liste mit E-Mail-Kampagnen, wöchentlichen E-Newslettern usw. ein.
• Überprüfen und Aktualisieren von Webtexten und Landing Pages des Unternehmens
• Veröffentlichung von Beiträgen in den sozialen Medien und Beantwortung von Kommentaren und Nachrichten in den sozialen Medien

2. Bestimmen Sie, wer an allen von Ihnen definierten Prozessen beteiligt ist

Sobald Sie und Ihr Team eine Liste mit gemeinsamen Aufgaben und Prozessen zusammengestellt haben, arbeiten Sie mit Ihrem Team daran, jedes Projekt mit den beteiligten Personen zu kennzeichnen.
Seien Sie nicht überrascht, wenn es mehr Personen sind, als Sie zunächst vermuten. Das ist der Wert von Workflows: Sie schaffen mehr Transparenz und Sichtbarkeit für all die verschiedenen Schritte zwischen Punkt A und Punkt B.
An der Veröffentlichung eines Blogbeitrags ist zum Beispiel nicht nur Ihr interner Content Marketer beteiligt. Sie brauchen vielleicht auch:

• einen Datenanalysten oder Google Analytics-Experten, der hochwertige Schlüsselwörter liefert
• Einen Grafikdesigner für die Erstellung von Bildern
• Einen Webentwickler, um den Beitrag zu veröffentlichen
• Ein Mitglied des Social Media-Teams, das den Blog-Post auf allen Ihren Social Media-Plattformen verbreitet
• Das E-Mail-Team, um den neuen Blogbeitrag in einer kommenden E-Mail zu bewerben

Die besten Leute, um die notwendigen Rollen zu identifizieren, sind oft diejenigen, die die Arbeit gerade machen.

3. Definieren Sie spezifische Verantwortlichkeiten und legen Sie sie fest

Nachdem Sie nun eine Liste der Aufgaben und der Personen, die an den einzelnen Aufgaben arbeiten, vorliegen haben, unterteilen Sie die Aufgaben in einzelne Schritte und weisen jedem Schritt eine Person (d.h. den Owner) zu.
Denken Sie daran, dass die Person, die diese Aufgabe derzeit erledigt, möglicherweise nicht die beste Person für die zukünftige Aufgabe ist. Dies ist Ihre Chance, den Gesamtprozess zu besprechen und ihn zu verfeinern.
Unabhängig davon, wie detailliert oder hochrangig Ihr Ziel ist, sollten Sie eine Übersicht erstellen:

• Die vollständige Liste der Aufgaben zur Durchführung des Projekts
• Die genaue Person, die die einzelnen Aufgaben erledigen muss
• Eine Schätzung, wie lange die einzelnen Schritte dauern werden

Dieser letzte Punkt ist entscheidend, denn der gesamte Arbeitsablauf hängt davon ab, wie genau diese Zeitschätzungen sind. Beginnen Sie mit einer groben Schätzung auf der Grundlage historischer Aufzeichnungen oder auf der Grundlage dessen, was der jeweilige Task Owner denkt.
Wenn Sie diese Arbeitsabläufe dann in Zukunft verwenden, sollten Sie sie ständig überarbeiten und aktualisieren, sobald genauere Daten eintreffen.
Ein Project Manager, der den Marketingfluss für einen Blogbeitrag verwaltet, könnte zum Beispiel folgende Aufgaben aufstellen:

• Aufgabe: Idee generieren (Content-Stratege, 30 Tage vor dem Veröffentlichungsdatum)
• Aufgabe: Keyword-Recherche durchführen (SEO-Stratege, 25 Tage vor dem Veröffentlichungsdatum)
• Aufgabe: Gliederung des Blogbeitrags erstellen (Blogautor, 20 Tage vor dem Veröffentlichungsdatum)
• Aufgabe: Gliederung genehmigen (SEO-Stratege und Marketingverantwortliche, 15 Tage vor dem Veröffentlichungsdatum)
• Aufgabe: Schreiben Sie den endgültigen Entwurf (Blogautor, 10 Tage vor dem Veröffentlichungsdatum)
• Aufgabe: Erstellen Sie Bilder oder Infografiken (Grafikdesigner, 5 Tage vor dem Veröffentlichungsdatum)
• Aufgabe: Planen Sie Werbeaktionen in den sozialen Medien (Social Media Manager, 4 Tage vor dem Veröffentlichungsdatum)
• Aufgabe: Veröffentlichen Sie den Beitrag und überprüfen Sie die Live-Version auf Fehler (Blog-Autor, Tag der Veröffentlichung)

4. Die Aufgabe zuweisen und ausführen

Der Tag des Spiels ist gekommen. Jetzt weiß jeder, was zu tun ist und wer es tun muss.
Legen Sie einen Weg fest, wie Ihr Team zusammenarbeiten und kommunizieren kann. Dies könnte über:

• Traditionelle E-Mails auf Plattformen wie MailChimp
• Eine Excel-Tabelle
• Physische Tafeln oder Diagramme, wie ein Kanban-Board
• Ein Cloud-basierter Messenger-Dienst wie Slack
• Eine Projektmanagement-, CRM- oder Workflow-Plattform wie Optimizely CMP oder Hubspot.

Welchen Ansatz Sie auch immer wählen, die Verwaltung des Marketing-Workflows wird Folgendes beinhalten:

• Starten Sie das neue Projekt mit Hilfe Ihres neuen Workflows
• Benachrichtigung der einzelnen Task Owner, wenn ihnen etwas zugewiesen wurde
• Klare Kommunikation der Fristen für jeden Task Owner
• Erinnern Sie den Task Owner, wenn seine Aufgabe fast fällig ist (z.B. 24 oder 48 Stunden vor der Deadline)
• Sicherstellen, dass der richtige Genehmigungsprozess stattfindet
• Überwachung und Beobachtung von Aufgaben, die nicht erledigt wurden, und sofortige Nachverfolgung dieser Aufgaben

Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie eine Plattform verwenden, die automatisch die nächste Person benachrichtigt und ihr den nächsten Schritt in Ihrem Workflow zuweist, wenn der vorherige Aufgabenbesitzer seinen Schritt abgeschlossen hat.
Je mehr Sie die Verwaltung Ihres digitalen Marketing-Workflows automatisieren können, desto mehr können Sie sich auf Aufgaben und Projekte konzentrieren, die mehr Gewinn abwerfen.
Sobald Sie diesen Prozess ein paar Mal durchlaufen haben, sollten Sie ihn überprüfen und bewerten. Gab es bestimmte Pannen in der Kommunikation? Gab es einen chronischen Bereich, in dem Fristen häufig versäumt wurden, oder gab es überraschende Kennzahlen?
Gehen Sie den Gründen auf den Grund und besprechen Sie sie mit Ihrem Team. Dann überarbeiten Sie Ihre Arbeitsabläufe, um solchen Problemen und Engpässen proaktiv zuvorzukommen.
Oft sind diese Szenarien darauf zurückzuführen:

• Ein Schritt fehlt irgendwo im Prozess
• Die falsche Person wird mit einer bestimmten Aufgabe betraut
• Eine Zeitschätzung für die Dauer eines Projekts ist zu kurz oder zu lang.

Nutzen Sie Ihre Arbeitsabläufe als lebendiges, sich weiterentwickelndes Werkzeug und beobachten Sie, wie sich Ihr Marketing verändert und Ihr Team produktiver arbeitet.