Hintergrund

In seiner über 100-jährigen Geschichte hat Xerox das Erlebnis am Arbeitsplatz immer wieder neu definiert, indem das Unternehmen innovative Technik bereitstellt, die die Produktivität seiner Kunden steigert. Ursprünglich bekannt für seine führende Rolle in der Büro- und Produktionsdrucktechnik, hat sich Xerox zu einem umfassenden Anbieter von Software und Dienstleistungen entwickelt, der die Anforderungen des hybriden Arbeitsplatzes erfüllt und seinen Kunden die Lösungen bietet, die sie für ihren digitalen Wandel benötigen. Mit einem kundenorientierten Ansatz bleibt Xerox der Innovation verpflichtet und liefert digital gesteuerte Techniklösungen, die den Anforderungen der heutigen globalen und verteilten Belegschaft gerecht werden.

Von traditionellen Büroumgebungen bis hin zu industriellen Umgebungen bietet Xerox eine breite Palette von Geschäfts- und Technologielösungen, die durch Finanzdienstleistungen ergänzt werden, um den Erfolg seiner Kunden zu fördern. Xerox setzt seine Neuerfindung fort und baut dabei auf sein solides Kerngeschäft mit IT und digitalen Dienstleistungen, um den Erfolg seiner Kunden und Partner zu fördern. Diese Expertise wird auch genutzt, um KI-gestützte Lösungen zu entwickeln, die die Produktivität steigern, die Entscheidungsfindung verbessern und Innovationen in allen Branchen vorantreiben, um Kunden und Partner zu unterstützen und sicherzustellen, dass Xerox ein wichtiger Akteur bei der Gestaltung der Arbeitsplätze von morgen bleibt.

Um seine veränderte Marke und sein Angebot effektiv zu kommunizieren, erkannte Xerox den Bedarf an einer robusten digitalen Plattform, die einem globalen Publikum ansprechende, relevante Inhalte liefern kann. Ziel war es, die Prozesse zur Erstellung und Verwaltung von Inhalten zu straffen, an denen mehrere Teams und Interessengruppen in verschiedenen Regionen und Sprachen beteiligt waren.

Xerox hatte bereits das Cloud-basierte Content Management System (CMS) von Optimizely für seine SMART Centre Plattform zur Verkaufsförderung genutzt und war nun bereit, seine Content-Strategie zu verbessern. Xerox entschied sich für die Content Marketing Platform (CMP) von Optimizely, da die Erstellung hochwertiger Inhalte, die verbesserte Syndizierung von Inhalten und ein verbessertes Workflow-Management unternehmensweit im Vordergrund standen. Diese strategische Entscheidung bot die robuste, skalierbare Lösung, die Xerox benötigte, um die komplexen inhaltlichen Herausforderungen zu meistern und eine konsistente und wirkungsvolle Kommunikation über alle Kanäle zu gewährleisten.

Xerox' Reise mit der Optimizely Journey Orchestration Plattform: Vom CMS zur CMP

Xerox, ein langjähriger Partner von Optimizely, rüstete 2017 seine SMART Centre Website von einem lokalen Ektron CMS auf die cloudbasierte Lösung von Optimizely um. Ziel dieser Umstellung war es, den Betrieb zu rationalisieren und das Erlebnis für die Benutzer zu verbessern. Der Wechsel führte zu geringeren Serverkosten, schnelleren Ladezeiten und einer höheren Verfügbarkeit der Site. Die Cloud-basierte Plattform ermöglichte auch eine größere Funktionalität und verwandelte die Website in eine dynamische Plattform mit verbesserten Ansichten und Call-to-Action-Funktionen.

2019 hat Xerox eine größere und ehrgeizigere Transformationsinitiative für sein globales Marketing in Angriff genommen, bei der der Schwerpunkt auf der Standardisierung und dem Einsatz von Technik liegt, um mehr qualitativ hochwertige, kundenorientierte Inhalte zu erstellen und diese über digitale Enablement-Plattformen effektiv in die Hände der Vertriebsteams zu bringen. Wie Rickin Hindocha, Content Operations & Technology (Global Marketing Services) bei Xerox, erläutert, stand Xerox vor der Herausforderung, die Marketingaktivitäten von den regional verstreuten Eigentümern zu zentralisieren und gleichzeitig mehrere Agenturen zu konsolidieren und ein internes Produktionszentrum einzurichten, um die Kosten für den gesamten globalen Marketingbetrieb zu senken.

Um diese Aufgabe zu bewältigen, integrierte Xerox interne und Agentur-Ressourcenteams in seinen Workflow, wofür eine robuste Content Marketing Platform (CMP) erforderlich war. Diese Plattform sollte die Zusammenarbeit, die Kommunikation und die Verwaltung der Arbeitsabläufe zwischen den Teams auf der ganzen Welt rationalisieren.

Um eine nahtlose Integration von internen und externen Agenturressourcen zu erreichen, benötigte Xerox eine robuste Content Marketing Platform (CMP), die die globale Zusammenarbeit, Kommunikation und das Workflow-Management verbessern sollte. Nach einer gründlichen Evaluierung entschied sich Xerox für die CMP von Optimizely (ehemals NewsCred und Welcome) aufgrund ihrer umfassenden Funktionen und ihres Potenzials zur nahtlosen Integration mit bestehenden digitalen Tools. Die Entscheidung wurde durch die solide Beziehung zu den Führungskräften von Optimizely und die Abstimmung der globalen Präsenz von Optimizely mit den Unternehmensstandorten von Xerox unterstützt, wodurch eine effektive Implementierung und eine kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen den Teams gewährleistet wurde. Xerox erlebt eine Vielzahl von Vorteilen mit der Optimizely Content Marketing Platform

Xerox' erlebt eine Vielzahl von Vorteilen mit der Optimizely Content Marketing Platform

Seit der Implementierung der Optimizely Content Marketing Platform hat Xerox erhebliche Vorteile für seine globalen Marketingaktivitäten erzielt. Die Zentralisierungsfunktion der Plattform hat die Zusammenarbeit und Kommunikation der Teams verändert. Von einem fragmentierten System mit Ad-hoc-E-Mails und Workflows wurde zu einer einheitlichen, effizienten Umgebung übergegangen. Diese Umstellung hat die Sichtbarkeit und das Management von Prioritäten erheblich verbessert und die Prozesse im gesamten Unternehmen standardisiert.

Die benutzerfreundliche Oberfläche der CMP verbessert die Interaktion und ermöglicht eine einfache Kommentierung und Bearbeitung von Assets. Diese Funktion in Verbindung mit der Skalierbarkeit der Plattform, die rund 500 aktive Benutzer, darunter interne und externe Teams von Xerox, unterstützt, ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit auch zwischen geografisch verstreuten Teams.

Darüber hinaus hat die Plattform durch die Zentralisierung der Erstellung von Inhalten und der Verwaltung von Assets zu erheblichen Kosteneinsparungen und betrieblichen Effizienzen geführt. Diese Konsolidierung hat nicht nur die Prozesse gestrafft, sondern auch die Wiederverwendung von Assets maximiert, was zu geringeren Content-Kosten und einer höheren Kapitalrendite geführt hat und die Rolle der Plattform bei der Optimierung der Marketingstrategien von Xerox unterstreicht.

Anwendungsfall 1 - Arbeitsanfragen

Xerox nutzt die Content Marketing Platform von Optimizely, um Arbeitsanfragen nahtlos zu verwalten. In seinem Workflow-System hat das Unternehmen 13 verschiedene Abläufe für Arbeitsanfragen sorgfältig organisiert, die jeweils auf bestimmte Teams innerhalb des Unternehmens zugeschnitten sind. Diese Teams decken eine Reihe von Funktionen ab, von der Videoproduktion über digitales Marketing, Werbung und externe Agenturen bis hin zu speziellen Bereichen wie dem Marketing für Partner.

Die komplizierte Einrichtung stellt sicher, dass jede Aufgabe, die erstellt wird - sei es die Erstellung allgemeiner Inhalte, der Start einer Werbekampagne oder die Anforderung eines Bildausschnitts bei einem E-Mail-Automatisierungsdienst - automatisch an das entsprechende Team weitergeleitet wird. Dies beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern stellt auch sicher, dass die Aufgaben an die Personen weitergeleitet werden, die am besten für ihre Bearbeitung geeignet sind, und optimiert so die Effizienz und Ressourcenzuweisung.

Die Aufgaben-Workflows von Xerox

Zuvor war die Verwaltung von Arbeitsanfragen ein fragmentierter und potenziell chaotischer Prozess, der oft auf ineffiziente Kommunikationsmethoden wie E-Mail oder veraltete Formulare angewiesen war. Durch die Nutzung der Optimizely-Plattform hat Xerox die Verwaltung von Arbeitsanfragen zentralisiert und rationalisiert, so dass mühsame manuelle Eingriffe nicht mehr erforderlich sind. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Gesamtqualität und Konsistenz der Arbeitsleistung in den verschiedenen Abteilungen.

Darüber hinaus sorgt das System für Transparenz und Verantwortlichkeit, da jede Anfrage innerhalb der Plattform nachverfolgt wird, so dass die Beteiligten den Fortschritt überwachen und die rechtzeitige Fertigstellung sicherstellen können. Darüber hinaus ermöglicht die Flexibilität der Plattform die Anpassung der Arbeitsabläufe an sich verändernde Anforderungen, so dass Xerox sich problemlos an veränderte Prioritäten und Anforderungen anpassen kann.

Work Requests Workflows von Xerox

Anwendungsfall 2 - Kampagnen

Xerox setzt die Optimizely Content Marketing Platform ein, um seine Kampagnen effektiv zu verwalten, und demonstriert damit einen hochgradig organisierten und rationalisierten Ansatz. Alle Kampagnen sind innerhalb der CMP sorgfältig organisiert und bieten eine zentrale Anlaufstelle für alle damit verbundenen Aktivitäten. So koordiniert Xerox im Rahmen einer Kampagne mit dem Titel "Capture and Content" eine Vielzahl von Aktivitäten, wie z. B. die Erstellung von Aufgaben, die Aktualisierung von Präsentationen und die Planung von Veranstaltungen, wobei insgesamt 68 verschiedene Aktivitäten im Gange sind.

Diese Organisation erstreckt sich auch auf die Asset-Verwaltung, da alle erstellten Assets ordentlich unter ihren jeweiligen Kampagnen gebündelt sind. Dies gewährleistet einen einfachen Zugriff und eine gute Sichtbarkeit für die Teammitglieder, so dass sie den Fortschritt verfolgen und effizient auf Ressourcen zugreifen können. Der strukturierte Ansatz des Systems erleichtert nicht nur das aktuelle Kampagnenmanagement, sondern ermöglicht auch zukünftige Vorhaben. Die Teammitglieder können frühere Kampagnen als Vorlagen nutzen, wodurch die Prozesse gestrafft werden und die Abhängigkeit von externen Agenturen verringert wird.

Ein wesentlicher Vorteil dieses Systems ist die Zugänglichkeit der Quelldateien. Xerox hat einen Prozess eingeführt, bei dem alle Quelldateien, einschließlich Videos, InDesign-Dateien und PSD-Dateien, hochgeladen und mit den jeweiligen Aufgaben verknüpft werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, externe Agenturen für den Abruf von Dateien zu kontaktieren, was Zeit und Kosten spart, die mit solchen Anfragen verbunden sind. Stattdessen können die internen Kreativteams von Xerox direkt auf diese Dateien zugreifen und sie nutzen, um notwendige Bearbeitungen vorzunehmen oder Assets ohne zusätzliche Kosten wiederzuverwenden.

Ein Beispiel für die Kampagne 'Capture and Content Services' von Xerox

Anwendungsfall 3 - Genehmigungen

Xerox nutzt die Content Marketing Platform von Optimizely, um robuste Genehmigungsprozesse durchzusetzen, die für die Zentralisierung des Eigentums an Inhalten und die Gewährleistung der Markenintegrität unerlässlich sind. Innerhalb der Plattform gibt es strenge Freigabe-Workflows, die verlangen, dass alle Inhalte vor der Freigabe marken- und kundenzentrierte Prüfpunkte durchlaufen. Dieses strenge System schützt die Stärke der Marke Xerox, da alle Inhalte als integraler Bestandteil des Workflows einer gründlichen Markenprüfung unterzogen werden.

Schlussfolgerung: Xerox und Optimizelys CMP - eine zentrale Plattform für Content Marketing

Xerox nutzt die CMP von Optimizely weiterhin als zentrale Plattform für das Content Marketing und setzt deren Funktionen ein, um hochwertige und wirkungsvolle Inhalte für seine Kunden und Interessenten zu erstellen und bereitzustellen.

Xerox sucht außerdem ständig nach neuen Möglichkeiten, seine Content-Strategie und -Ausführung zu verbessern und zu erweitern. Xerox konzentriert sich strategisch auf die Integration von KI in seine Marketing-Aktivitäten in den nächsten Jahren und hat einen KI-Rat eingerichtet, der diesen Prozess überwachen soll. Xerox legt großen Wert auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und eine sorgfältige Implementierung und möchte mit Optimizely als vertrauenswürdigem und zuverlässigem Anbieter die Effektivität des Marketings durch KI steigern.