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Digital Asset Management - Verwaltung digitaler Assets
Inhalt
Was ist Digital Asset Management (DAM)?
Digital Asset Management hilft Unternehmen, den Wert ihrer digitalen Inhalte durch Versionskontrolle, Organisationstools, Hosting und Verteilung dieser Assets zu steigern. Die meiste DAM-Software zentralisiert all diese Assets an einem Ort, so dass es einfacher ist, Dateien mit anderen zu teilen und sie in Echtzeit zu aktualisieren.
Was macht eine Software für das Digital Asset Management?
Digital Asset Management Software (DAM) steuert alle Aspekte des Lebenszyklus digitaler Assets. Mit DAM-Systemen können Unternehmen den vollen Nutzen aus ihren digitalen Assets ziehen. Es ist viel harte Arbeit, gute Inhalte zu erstellen, und ein DAM sollte dabei helfen, Assets einfacher zu verwalten und zu organisieren.
Konzentrieren Sie sich zunächst darauf, eine Strategie für die Verwaltung digitaler Assets zu entwickeln. Erkundigen Sie sich bei den Beteiligten nach den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens, legen Sie fest, welche digitalen Assets in Ihr DAM-System aufgenommen werden sollen, und erstellen Sie Vorlagen für Asset-Workflows und Eigentumsverhältnisse. Sobald eine Strategie festgelegt ist, können Sie eine Plattform für die Verwaltung digitaler Assets auswählen, die Ihren Anforderungen am besten gerecht wird.
DAM-Software kann unterschiedliche Funktionen haben, je nachdem, was Unternehmen suchen. Einige größere Unternehmen benötigen bessere Möglichkeiten zur Verwaltung von Arbeitsabläufen in mehreren Marketingteams und zur Aufrechterhaltung der Markenkonformität von Assets. Kleinere Unternehmen hingegen konzentrieren sich eher darauf, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und den Prozess der Inhaltserstellung zu rationalisieren. Eine gute DAM-Plattform vereint beides und ermöglicht es Ihnen, Inhalte effizient zu erstellen und über Marketing-Teams hinweg zu skalieren.
Im folgenden Video werden DAM-Systeme im Detail erläutert, von der Erstellung von Inhalten bis zur langfristigen Speicherung:
Was sind übliche digitale Assets?
Ein digitales Asset ist jede Datei, die in verschiedenen Formaten erstellt und digital gespeichert werden kann, z.B:
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Textdokumente - wie Briefing-Vorlagen und Artikel
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Arbeitsdokumente - Tabellenkalkulationen, Präsentationen, PDFs und Word-Dateien
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Bilder und bearbeitbare Adobe Photoshop-Dokumente - für die Verwendung in Print-, Online- oder sozialen Medien
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Videos und andere Mediendateien - Zum Hochladen auf YouTube oder Hosten auf Ihrer Website
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Audiodateien - Podcasts, Aufnahmen oder andere lange und kurze Clips.
Bildquelle: openasset.com
Große und kleine Unternehmen erstellen und teilen jeden Tag Tausende von digitalen Assets. Teammitglieder arbeiten oft gemeinsam an digitalen Assets und kombinieren verschiedene Arten, um neue Assets zu erstellen, wie z.B. die Verwendung von digitalen Fotos, Grafiken und Textdateien zur Erstellung von Webseiten und Marketingmaterialien.
Was ist der Lebenszyklus digitaler Assets?
Alle digitalen Assets haben einen definierten Lebenszyklus, der mit der Erstellung des Assets beginnt und endet, wenn das Asset aus dem Verkehr gezogen wird.
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Erstellen Sie
Der Lebenszyklus digitaler Assets beginnt mit der Ideenfindung und der Erstellung des digitalen Assets. Wenn ein Workflow verwendet wird, können kreative Dateien von Anfang an gemeinsam genutzt werden, so dass es später einfacher ist, zu sehen, wie ein Asset erstellt wurde und es bei Bedarf zu aktualisieren. -
Zusammenarbeiten
Die Erstellung von Inhalten erfordert oft die Zusammenarbeit zwischen mehreren Personen und Teams. Die Teammitglieder müssen Änderungen in Echtzeit überprüfen, bearbeiten und genehmigen. Fortschrittlichere DAM-Software bietet Funktionen für das Projektmanagement, um die Erstellung in verschiedenen Teams zu verwalten. -
Verteilen Sie
Nachdem das digitale Asset fertiggestellt ist, kann es intern und extern verteilt werden. Die externe Verteilung kann an Kunden, Klienten oder die Öffentlichkeit über Websites und soziale Medien erfolgen. -
Hosten und organisieren
Nachdem das digitale Asset im Digital Asset Management System veröffentlicht wurde, muss es gespeichert werden, damit andere es in Zukunft finden und wiederverwenden können. Das Hinzufügen von Metadaten, Filtern und einem hilfreichen Namen kann das spätere Auffinden Ihrer Inhalte erleichtern. Dies ist auch eine gute Möglichkeit zur Markenverwaltung, da Sie genau festlegen können, wie das Asset verwendet werden kann und soll. -
Wiederverwendung
Viele digitale Assets haben eine lange Lebensdauer und können in anderen Medien und für andere Zwecke wiederverwendet und umfunktioniert werden. So können Sie den größtmöglichen Wert aus ihnen herausholen. -
Aktualisieren
Die Zeiten ändern sich, und Assets müssen möglicherweise im Laufe der Zeit aktualisiert werden, um die neuesten Informationen wiederzugeben. Mit der Versionskontrolle können Sie sehen, wer was wann geändert hat. Und nachdem die Änderung vorgenommen wurde, veröffentlichen Sie sie direkt auf jedem angeschlossenen Marketingkanal. -
Ausrangieren
Sobald ein digitales Asset das Ende seines Lebenszyklus erreicht hat, kann es aus dem Asset-Management-Programm zurückgezogen und aus dem Speicher entfernt werden. Da Sie genau wissen, wo dieses Asset verwendet wird, ist es einfacher, es außer Betrieb zu nehmen.
Was sind die Vorteile von DAM-Software?
Ein DAM hilft Unternehmen dabei, digitale Assets in den meisten gängigen Dateiformaten zu verfolgen, zu speichern und zu verwalten. Sie haben rund um die Uhr Zugriff auf alle digitalen Inhalte des Unternehmens und können diese auf einfache Weise zur Überprüfung oder Werbung freigeben. Mit zentralisierten Assets haben Marketingteams eine zentrale Übersicht über die vorhandenen Inhalte und können diese leichter auf dem neuesten Stand halten.
Die Software für das Digital Asset Management bietet Unternehmen aller Art viele Vorteile, darunter die folgenden:
Vorbeugung gegen verlorenes oder verlegtes Material
Die in den meisten DAM-Lösungen integrierten Funktionen zur Nachverfolgung helfen dabei, den Standort jedes digitalen Assets innerhalb des gesamten Lebenszyklus zu bestimmen. Laut Demand Metric verfügt die Hälfte aller Vermarkter über digitale Assets, die ungenutzt bleiben, weil die Mitarbeiter sie entweder nicht finden können oder nicht wissen, dass sie existieren. Mit DAM gehen nur wenige Dateien verloren, und das System lässt nicht zu, dass Mitarbeiter in Arbeit befindliche Assets verlegen. In jedem Fall sind Assets, die nicht aus Text bestehen, bei Bedarf schwer zu finden, da es im eigentlichen Inhalt wenig zu suchen gibt. Mit einem DAM können Sie Metadaten hinzufügen, um die Suche in jedem Dateityp zu erleichtern.
Verbesserte Remote-Zusammenarbeit
MarCom Central stellt fest, dass ein System zur Verwaltung digitaler Assets für die wachsende Zahl von Außendienstmitarbeitern von entscheidender Bedeutung ist. DAM-Lösungen bieten den Mitarbeitern eine zentrale Anlaufstelle für den Zugriff auf Dokumente, Fotos, Videos und andere digitale Assets, die sie für die Zusammenarbeit von unterwegs aus benötigen.
Verbesserte Markenkonsistenz
Der Aufbau eines einzigen Inhaltsspeichers zwingt alle Akteure, sich an Markenstandards zu halten, was die Markenkonsistenz und -integrität verbessert. Assets, die nicht der Marke entsprechen, werden entmutigt oder verboten, und veraltetes Branding wird eliminiert. Markenrichtlinien können auch mit anderen Teams geteilt werden, um die Erstellung markengerechter Assets und das Markenmanagement im gesamten Unternehmen zu erleichtern.
Rationalisierte Verteilung
Das DAM-System zur Selbstbedienung bietet allen Beteiligten sofortigen Zugriff auf autorisierte digitale Assets. Dies erleichtert die Verteilung von Inhalten auf digitalen Kanälen. Digitale Medien können je nach dem Kanal, auf dem sie veröffentlicht werden, spezifische Anforderungen stellen. Daher ist es wichtig, dass Sie eine Plattform wählen, die über direkte Integrationen oder eine offene API verfügt, die Sie nutzen können.
Verbessertes Kundenerlebnis
Digitale Dateien haben nicht dieselben Beschränkungen wie physische Medien. Rich Media kann unbegrenzt verbreitet, wiederverwendet, kopiert und verändert werden. Ohne ein DAM ist die Rechteverwaltung oft schwierig, die Skalierbarkeit Ihres Content Marketings gering und die Berücksichtigung Ihrer aktuellen Geschäftsprioritäten nahezu unmöglich. Wenn Sie den Lebenszyklus von Inhalten und die Verwaltung von Medien an einem Ort vereinen, können Sie die Beziehung zu Ihren Kunden verbessern.
Stärkere Sicherheit
Die Zentralisierung aller Marketing Assets ermöglicht die Optimierung der digitalen Sicherheit. Berechtigter Zugriff verhindert unbefugten Zugriff. Saas (Cloud-basierte) Anbieter haben sich in diesem Bereich als besonders stark erwiesen, da sie viele Medien-Assets unternehmensübergreifend mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen verwalten, wodurch ihre Funktionalität oft ausgereifter ist als bei Lösungen vor Ort.
Detaillierte Berichte und Analysen
DAM-Lösungen enthalten oft robuste Berichts- und Analysetools, mit denen die Nutzung von Assets verfolgt und analysiert werden kann - wer wann und wie auf welche Assets zugreift. Diese Tools liefern verwertbare Erkenntnisse, die als Entscheidungsgrundlage für die Verwaltung von Assets in Echtzeit und die künftige Content-Strategie dienen.
Welche Funktionen sollte eine gute Software für das Digital Asset Management haben?
Auch wenn die Merkmale und Funktionen von Softwareanbieter zu Softwareanbieter unterschiedlich sein können, gibt es doch einige gemeinsame Merkmale, die wir gefunden haben. Diese können sich je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens ändern, aber die Kernkomponenten bleiben gleich.
Erstellung von Assets
In kreativen Umgebungen hilft die DAM-Software den Mitarbeitern bei der Erstellung neuer digitaler Assets. Neue Assets können erstellt werden, und die Software kann Vorschläge auf der Grundlage bereits aktualisierter Inhalte machen, um den Erstellungsprozess zu vereinfachen. Einige gängige Arbeitsabläufe, wie das Ändern der Bildgröße oder das Speichern von Bildern in verschiedenen Formaten, lassen sich mit einem guten DAM ebenfalls automatisieren.
Editieren und Überprüfen
Viele digitale Assets werden als Gruppenprojekte von verschiedenen Teams erstellt. DAM-Software hilft bei der Bearbeitung und Überprüfung in Echtzeit mithilfe eines Workflows. So können Sie Inhalte mit internen Stakeholdern besprechen und bei Bedarf mit externen Zielgruppen (wie Agenturen oder Auftragnehmern) teilen.
Nachverfolgung und Organisation
DAM-Lösungen behalten den Überblick über jedes einzelne digitale Asset, das im System erstellt wird. Die meisten Systeme ordnen die Assets auch nach Typ oder Verwendung, um sie leichter wiederzufinden. Einige Digital Asset Manager bieten zusätzlich Funktionen zum Sortieren, Filtern und Suchen auf der Grundlage von benutzerdefinierten Tags und Filtern. Dies kann für größere Unternehmen, die mehr Inhalte zu verwalten haben, wichtig sein, damit Sie das gesuchte Asset schneller finden.
Freigabe und Verteilung
Während einige Assets nur für die interne Weitergabe erstellt werden, z. B. für die Befähigung oder die interne Kommunikation, sind die meisten für die Öffentlichkeit bestimmt. Ein DAM-System hilft Ihnen dabei, sie über verschiedene Kanäle mit einem breiten Publikum zu teilen, indem es Integratoren einsetzt und dafür sorgt, dass die Inhalte gehostet werden und bei Bedarf verfügbar sind.
Sichere Dateiablage
Die Online-Speicherung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Digital Asset Management-Lösung. Da die Dateien an einem zentralen Ort gespeichert werden, ist es einfacher zu kontrollieren, wer darauf zugreifen und Aktualisierungen vornehmen kann. Ein gutes Digital Asset Management-Tool hilft Ihnen außerdem, diese Änderungen so weit wie möglich zu automatisieren.
Suche und Abruf
Da digitale Assets von mehreren Parteien wiederverwendet werden können, ist ein schnelles und einfaches Suchen und Abrufen bestimmter Assets unerlässlich. Die Wiederverwendung digitaler Assets trägt dazu bei, ihre Nutzungsdauer zu verlängern und den Wert für das Unternehmen zu erhöhen.
Wenden Sie sich an Optimizely für eine bessere Software zur Verwaltung digitaler Assets
Optimizely Digital Asset Management ist ein Cloud-basiertes DAM, das sich nahtlos in mehrere führende Content Management Systeme integrieren lässt, darunter Optimizely CMS. Über ein zentrales Repository für Assets können Sie Ressourcen hochladen, verwalten, überprüfen und gemeinsam nutzen. Digitale Dateien sind immer an einem Ort gespeichert, so dass Sie sie leicht aktualisieren und den Zugriff darauf verwalten können.