Verwaltung digitaler Inhalte
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Was ist digitales Content Management?
Die Verwaltung der digitalen Inhalte eines Unternehmens ist für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb unerlässlich.
Digital Content Management (DCM) ist eine Reihe von Prozessen, die es Unternehmen ermöglichen, die Content-Erstellung, -Zuweisung und -Verteilung zu optimieren. Stell dir DCM wie einen Superhelden-Bibliothekar vor, der dein digitales Kapital verwaltet und schützt.
Was sind digitale Inhalte und wie können sie verwaltet werden?
Heute gibt es zwei Arten von Systemen zur Verwaltung digitaler Inhalte: Asset-Management-Systeme (DAM) und Content-Management-Systeme (CMS).
Systeme zur Verwaltung digitaler Assets
Interne digitale Inhalte müssen organisiert und indexiert werden, um einen effizienten Geschäftsbetrieb zu ermöglichen. Außerdem müssen sie sicher sein.
DAM-Systeme werden häufig für die interne Verwaltung digitaler Daten eingesetzt, insbesondere für die Verwaltung von Inhalten in ihrer reinsten Form - Entwürfe, Rohvideos, Skizzen. Beispiele für digitale Inhalte, für die DAM-Systeme eingesetzt werden:
- HR-Dateien und Branding-Vorlagen
- Geschäftsverträge und Präsentationen
- Handbücher und Videos für Mitarbeiterschulungen
- Rohe Forschungsdaten
- Proprietäre Designdateien
Digitale Content-Management-Systeme (CMS)
Content-Management-Systeme werden überall eingesetzt, um externe, der Öffentlichkeit zugängliche Inhalte zu verwalten (z. B. Website, soziale Medien und Mobile Apps). Vielleicht kennst du schon einige Content-Management-Systeme, ohne es zu wissen - WordPress ist z. B. ein CMS, auf dem 41 % aller Websites basieren.
CMS sind sehr effizient, wenn es darum geht, digitale Assets für die öffentliche Nutzung zu organisieren - jetzt oder in Zukunft. Zu den CMS-Inhalten gehören in der Regel digitale Assets aus den Bereichen Marketing, Vertrieb und Kundensupport.
Zu den öffentlich zugänglichen digitalen Inhalten, die typischerweise in einem CMS zu finden sind, gehören:
- Produktinformationen
- Fotos und Videos
- Inhalte für soziale Medien
- Blogs, eBooks, Whitepaper
- Assets der Website
Ein CMS kann auch interne Inhalte verwalten. Viele Unternehmensintranets werden mit einem CMS statt mit einem DAM gestaltet.
Digitales Content Management als Prozess
Digitales Content Management ist mehr als nur eine Softwarelösung. Es ist ein Kreislauf von automatisierten Prozessen. Die Software, die du für die Verwaltung deiner digitalen Inhalte auswählst, trägt lediglich dazu bei, diesen Kreislauf effizienter zu gestalten.
Verschiedene Modelle wurden von Forschern und Unternehmen entwickelt, um den Zyklus der Verwaltung digitaler Inhalte zu beschreiben. Sie alle entsprechen dem Lebenszyklus von Inhalten, wenn auch mit leichten Abweichungen.
1. Digitale Inhalte importieren oder erstellen
Digitale Inhalte beginnen mit der Erstellung. Entweder erstellt der Content Manager Inhalte oder er erwirbt sie. In jedem Fall beginnt der Prozess der Verwaltung digitaler Inhalte, wenn der Inhalt zum ersten Mal erstellt und in der Datenbank des Verwaltungssystems gespeichert wird.
Du kannst Inhalte anhand einer Reihe von Attributen klassifizieren, die später ins Spiel kommen. Es ist sinnvoll, bestimmte Namenskonventionen und Protokolle für die Erstellung von Inhalten festzulegen, bevor du mit dem Import oder der Erstellung neuer digitaler Assets beginnst.
2. Identifiziere Benutzer und Rollen
Wer werden die verschiedenen Nutzer/innen sein, die Inhalte erstellen - sowohl intern als auch auf der öffentlichen Seite?
Die Verwaltung digitaler Inhalte ist immer ein gemeinschaftlicher Prozess, bei dem Menschen während des gesamten Lebenszyklus mit den Inhalten interagieren - vom Videofilmer bis zum Videostreamer.
Die besten digitalen CMS-Lösungen befähigen alle fünf Nutzerrollen:
- Ersteller von Inhalten. Sie sind für die Erstellung, den Import und die Bearbeitung digitaler Inhalte verantwortlich.
- Redakteure. Er ist nicht für den Rohschnitt zuständig, sondern überwacht die Botschaft und den Stil, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der verschiedenen Inhaltskonsumenten gerecht zu werden (z. B. Übersetzung, Lokalisierung).
- Verleger. Legt fest, wann und für wen er die Inhalte zur Nutzung freigibt.
- Administrator. Verwaltet Benutzer, Gruppen, Rollen und den Zugriff auf digitale Inhalte. Der Gatekeeper für alle digitalen Inhalte oder in vielen Fällen für bestimmte Bereiche digitaler Inhalte (z. B. Videos, Blogs, Bilder).
- Der Verbraucher. Die Person, die die digitalen Inhalte konsumiert, sobald sie geteilt wurden. In der Regel handelt es sich dabei um eine Person außerhalb des Unternehmens, z. B. eine Website in der E-Commerce-Branche oder einen App-Nutzer. Es kann sich auch um einen Mitarbeiter handeln, wenn das System für die Verwaltung interner digitaler Inhalte eingerichtet wurde.
3. Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen
Administratoren können Gruppen erstellen, um den Nutzern, die dieselben Aufgaben betreuen, Berechtigungen zu erteilen. Den Nutzern werden Rollen zugewiesen, um sicherzustellen, dass die digitalen Inhalte während ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet werden. Die Zuständigkeiten für Inhalte müssen für Benutzer/innen in verschiedenen Rollen festgelegt werden, um die Integrität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
4. Workflow-Prozesse definieren
In dieser Phase wird das Content Management zum Projektmanagement. Der Workflow wird mit einem CMS oder DAM automatisiert. Die Prozesse für die Verwaltung, Verfolgung und Bereitstellung digitaler Inhalte müssen jedoch festgelegt werden. Für die Projektüberwachung können verschiedene CMS eingerichtet werden.
5. Versionsverfolgung und -verwaltung
Digitale Inhalte durchlaufen fast immer einen iterativen Entwicklungsprozess. Die Versionsverfolgung und die Verwaltung von Inhaltsänderungen sind wichtige Bestandteile des Inhaltsmanagements. CMS und DAMs sollten dies standardmäßig tun. Vergiss nicht, ein System für die Nachverfolgung von Änderungen einzurichten, wenn du dein eigenes CMS von Grund auf neu entwickelst.
6. Veröffentlichen, um Zugang zu gewähren
Der Herausgeber muss in der Lage sein zu veröffentlichen, sobald die digitalen Inhalte bereit sind, um sie mit der Welt zu teilen - oder mit deinem Unternehmen. Die Veröffentlichung ist die letzte Phase der allgemeinen Content-Erstellung. Heutzutage sehnen sich Kunden und Website-Besucher jedoch nach Personalisierung.
7. Personalisiere Inhalte auf der Grundlage des Nutzers
Customer Journeys und die Personalisierung digitaler Inhalte sind wichtiger denn je, um Kunden zu gewinnen und Markentreue aufzubauen. Die besten CMS ermöglichen es dir, die Inhalte, die verschiedenen Nutzern angezeigt werden, anzupassen und zu personalisieren. Weißt du zum Beispiel, dass der Besucher ein Mann ist, der sich für Drachenfliegen interessiert? Dann kannst du dein CMS veranlassen, ein Header-Bild aus allen Bildern in deiner Datenbank auszuwählen, die einen blauen Himmel zeigen.
8. Digitale Inhalte archivieren oder löschen
Die Möglichkeit, alte Inhalte zu archivieren, ist wichtig. Das spart Speicherplatz und macht die Bearbeitung von CMS und DAM effizienter. Manchmal möchtest du Inhalte löschen - oft aus Gründen, die du am besten nicht angibst (z. B. Urheberrechtsverletzungen, negative Reaktionen in den sozialen Medien auf ein Video). Jedes digitale Content-Management-System muss beides können.
Entscheidung zwischen server- oder cloudbasiertem Digital Content Management
Digitales Content-Management ist ein Muss für jedes Unternehmen, das Inhalte im Web, in sozialen Medien oder in Form von Mobile Apps bereitstellt. Content-Management-Systeme werden auf zwei verschiedenen Installationsarten betrieben, und die von dir gewählte Installation beeinflusst, wie viele digitale Inhalte du effizient bereitstellen kannst.
On-Premises-Installationen werden auf Servern betrieben - entweder in den Räumlichkeiten des Unternehmens oder über einen Hosting-Anbieter. Der Speicherplatz und die Effizienz dieser Verwaltungssysteme sind begrenzt und hängen von der Qualität der Serversoftware ab.
Cloud-basierte CMS-Dienste bieten eine erstaunlich schnelle Verarbeitung, können je nach Bedarf skaliert werden und sind unempfindlich gegenüber Stromausfällen und anderen Horrorgeschichten aus dem Serverraum. Bevor du dich für ein digitales Content-Management-System entscheidest, solltest du überlegen, welche Installation für dich am effizientesten und kostengünstigsten ist.