Virtuelles Ereignis

Was ist eine virtuelle Veranstaltung?

Ein virtuelles Event, auch bekannt als Online-Event, virtuelle Konferenz oder Livestream-Erlebnis, ist eine Veranstaltung, bei der Menschen in einer Online-Umgebung im Internet interagieren, anstatt sich an einem physischen Ort zu treffen.

Zu den beliebten Anwendungen für virtuelle Veranstaltungen gehören Webinare, Live-Streams, virtuelle Messen, Online-Kurse, Online-Touren und Firmenveranstaltungen. In den letzten Jahren sind auch hybride Veranstaltungen populär geworden, bei denen persönliche Veranstaltungen mit virtuellen Inhalten kombiniert werden, auf die online zugegriffen werden kann.

Der Begriff "virtuelle Veranstaltung" kann sich auch auf Online-Veranstaltungen beziehen, die in einer Virtual Reality (VR) oder Augmented Reality (AR) Umgebung stattfinden.

Wie funktionieren virtuelle Veranstaltungen?

Virtuelle Veranstaltungen funktionieren mit einer Technik, die speziell dafür entwickelt wurde, das Erlebnis der Veranstaltung online zu replizieren. Die minimal erforderliche Technik umfasst ein Gerät mit Internetanschluss (Computer/Telefon/Tablet), auf dem eine Kamera, ein Mikrofon und eine spezielle Software installiert sind.

Es gibt heute Dutzende von Unternehmen, die Software für virtuelle Veranstaltungen anbieten, jedes mit einzigartigen Funktionen und Vorteilen. Den Tools für virtuelle Konferenzen ist gemeinsam, dass sie einen Gastgeber über eine Videoverbindung mit dem Publikum verbinden und die gemeinsame Nutzung von Anwendungen/Desktops sowie interaktive Funktionen wie Umfragen und Nachrichten ermöglichen.

Fortschrittlichere virtuelle Veranstaltungsplattformen bieten virtuelle Erlebnisse, die persönliche Konferenzen imitieren, wie z.B. eine virtuelle Lobby, virtuelle Messehallen, in denen Aussteller für ihre Produkte und Dienstleistungen werben können, und virtuelle Besprechungsräume, die den Teilnehmern Networking-Möglichkeiten bieten.

In der Regel werden virtuelle Konferenzumgebungen im Voraus eingerichtet und die visuellen Elemente, die Navigation und die Sitzungen in die virtuelle Veranstaltungsplattform eingefügt, um das Online-Erlebnis zu schaffen. Die Sitzungen werden in der Regel im Voraus aufgezeichnet, obwohl einige Plattformen auch die Möglichkeit bieten, Keynotes und Sitzungen live zu streamen.

Virtuelle Teilnehmer melden sich für die Konferenz an und erhalten einen Link, über den sie an dem virtuellen Erlebnis teilnehmen können. Da die Veranstaltungen aufgezeichnet werden, können die Nutzer oft an Online-Konferenzen teilnehmen, nachdem sie bereits stattgefunden haben, und haben das gleiche Erlebnis wie die Teilnehmer einer Live-Konferenz, abzüglich der Echtzeit-Funktionen wie Live-Fragen und Antworten und Networking.

Vorteile von virtuellen Veranstaltungen

Virtuelle Veranstaltungen sind seit der Rezession und zuletzt während der COVID-19 immer beliebter geworden, da sie eine kostengünstige und effektive Möglichkeit darstellen, Menschen miteinander zu verbinden.

Größere Reichweite

Durch die Beseitigung der geografischen Barrieren für die Teilnahme an Veranstaltungen eröffnen virtuelle Veranstaltungen ein viel größeres Publikum für virtuelle Veranstaltungen. Saastr, eine führende Veranstaltung für die Technikbranche, hatte zum Beispiel 10.000 persönliche Teilnehmer auf ihrer Konferenz 2019. Im Jahr 2020 wurde die Veranstaltung virtuell abgehalten und hatte mehr als 50.000 Teilnehmer aus der ganzen Welt.

Niedrigere Kosten

Die Produktionskosten für physische Veranstaltungen können sehr hoch sein. Die Kosten für die Miete des Veranstaltungsortes, das Catering und die Produktion können zwischen Tausenden und Millionen von Dollar liegen. Durch den Wegfall einiger dieser Gemeinkosten können Veranstalter Geld sparen oder das Budget für andere Bereiche wie die Gewinnung hochkarätiger Redner umschichten.

Da die Inhalte virtueller Veranstaltungen im Voraus aufgezeichnet werden, können dieselben Inhalte auch für Schwesterveranstaltungen in anderen Zeitzonen und Regionen wiederverwendet werden, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt, die dann an die Teilnehmer weitergegeben werden können und/oder die Rentabilität der Veranstaltung verbessern.

Zeitersparnis

Eine virtuelle Veranstaltung hat viele zeitsparende Vorteile. Die Reisen der Teilnehmer und Organisatoren sowie die kürzeren Vorlaufzeiten für die Produktion und den Aufbau führen zu einer erheblichen Zeitersparnis. Diese Zeitersparnis kann auch in die Kosten für die Veranstaltungen eingerechnet werden.

Bessere Daten und Nachverfolgung

Online-Veranstaltungen bieten einzigartige Möglichkeiten zur Generierung von First-Party-Daten durch Registrierungen und die Beteiligung der Teilnehmer während der Veranstaltung und über soziale Medien. Einige Veranstaltungsplattformen bieten detaillierte Einblicke in das Engagement und die Zufriedenheit der Teilnehmer und ermöglichen es den Organisatoren, diese Informationen zu nutzen, um das Erlebnis zu verbessern.

Erfolgsmethoden für virtuelle Veranstaltungen

Es gibt eine Reihe von Erfolgsmethoden, die Sie bei der Organisation von virtuellen Veranstaltungen beachten sollten:

1. Technik und Strategie aufeinander abstimmen

   Für virtuelle Veranstaltungen gibt es eine große Anzahl von Plattformen, die genutzt werden können. Von kostenlosen Diensten wie YouTube und Social Streaming auf Facebook oder Instagram Live bis hin zu privateren Plattformen wie Zoom, wo der Gastgeber Ihrer Veranstaltung einen enormen Einfluss auf das Ergebnis haben kann.
   
   Außerdem sollte die Plattform, die Sie für Ihre Veranstaltung nutzen wollen, mit der Position Ihrer Veranstaltung im Trichter übereinstimmen. Für eine Veranstaltung, die am Anfang des Trichters steht und auf Bekanntheit abzielt, kann eine offene und kostenlose Plattform wie Facebook Live effektiv und einladend sein.

2. Setzen Sie Prioritäten bei den Proben

   Aufgrund der geringen Reibung bei der Organisation virtueller Veranstaltungen (d.h. Technik und Einrichtung können relativ einfach eingesetzt werden), lassen viele Organisatoren oft Proben ausfallen und gehen damit ein Risiko bei der Veranstaltungsplanung ein. Viele der erfolgreichsten Organisatoren und Plattformen für virtuelle Veranstaltungen empfehlen, die Veranstaltung im Voraus gründlich zu proben. Eine andere Möglichkeit ist, die Risiken von Live-Präsentationen ganz zu vermeiden und die Sitzungen im Voraus aufzuzeichnen.

3. Investieren Sie in audiovisuelle Technik (AV)

   Es spricht viel dafür, in hochwertige audiovisuelle Ausrüstung zu investieren und sogar eine Produktionsagentur zu beauftragen, um eine hohe Qualität der Veranstaltungen zu gewährleisten. Zu dieser Ausrüstung gehören Beleuchtung, Mikrofone, Greenscreens, Kameras und Bildschirme. All diese Elemente tragen zur Qualität des Erlebnisses bei.
   
   Ein großartiges Beispiel für eine hochwertige Produktion ist eine virtuelle Veranstaltung von Anthony Robbins mit dem Titel Unleash the Power Within, bei der er ein speziell gebautes Studio mit Hunderten von Bildschirmen verwendete, um sein Publikum zu begeistern.

4. Besorgen Sie sich im Voraus eine genaue Messstrategie

   Eine der größten Herausforderungen für virtuelle Veranstaltungen ist der Zugriff auf die Daten zur Messung von Erfolg oder Misserfolg. Engagement-Metriken wie Registrierungen und Anwesenheit sind nützlich, zeigen aber nicht die wirkliche Wirkung.
   
   Viele Marken verwenden Metriken wie den Net Promoter Score (NPS) und die Conversion der Marke als führende Indikatoren für den Erfolg und schauen weiter unten im Trichter auf die Kaufabsicht und die Auswirkungen auf den Umsatz. Bevor Sie eine virtuelle Veranstaltung durchführen, sollten Sie unbedingt Ihre Ziele festlegen und einen Messansatz entwickeln.

5. Multisensorisch werden

   Ein multisensorischer Ansatz für virtuelle Events macht sie wirkungsvoller und einprägsamer. Um multisensorisch zu sein, sollte das Event mindestens drei Sinne ansprechen, um effektiv zu sein. Bei virtuellen Events werden standardmäßig Seh- und Tonsignale erfasst, aber um multisensorisch zu sein, müssen Marken mit den anderen Sinnen kreativ werden.
   
   Eine gängige Taktik ist es, dafür zu sorgen, dass die Teilnehmer physische Produkte in den Händen halten, während sie teilnehmen. Olive and June hat zum Beispiel ein Mani Bootcamp veranstaltet, bei dem eine "Everything Box" mit allen Produkten angeboten wurde, die Sie für eine Maniküre zu Hause benötigen. Diese Arten von multisensorischen Erlebnismarketing-Kampagnen haben mehr Wirkung als Veranstaltungen, die nur einen einzigen Kanal nutzen.

6. Nachbereitung der Veranstaltung

   Ein häufiger Fehler von Veranstaltern virtueller Events ist es, nicht über das Datum des Events selbst hinaus zu denken. Clevere Vermarkter nutzen die Inhalte virtueller Konferenzen auch nach der Veranstaltung weiter und verwandeln die Veranstaltungen in eigenständige Videoinhalte, Blogbeiträge, Podcasts und E-Mail-Marketingmaterial.
   Personen, die an der Veranstaltung teilgenommen haben, sollten mit Follow-up-Marketing versorgt werden, das auf dem Erlebnis der Veranstaltung aufbaut. Angemeldete Teilnehmer, die nicht erschienen sind, können mit den Highlights der Veranstaltung angesprochen und dazu ermutigt werden, sich mit Inhalten nach der Veranstaltung zu beschäftigen.

Fallstricke bei virtuellen Veranstaltungen

Es gibt einige Herausforderungen und Fallstricke im Zusammenhang mit virtuellen Veranstaltungen, die Sie unbedingt beachten sollten.

Zoom-Müdigkeit

Stundenlanges Sitzen vor einem Computer ist anstrengend. Die als "Zoom-Müdigkeit" bekannte geistige und körperliche Erschöpfung, die durch Marathon-Videochats hervorgerufen wird, wird durch verschiedene Faktoren verursacht, vom Multitasking in Meetings bis hin zur Ablenkung durch die Familie bei der Arbeit von zu Hause aus.

Die Wahl der Technik

Das Angebot an Plattformen, die auf dem Markt erhältlich sind, ist überwältigend. Für den Anfang ist es oft am besten, eine der beliebtesten oder günstigsten Optionen für Ihre erste Veranstaltung zu wählen und dann mit mehreren Anbietern zu sprechen, bevor Sie skalieren.

AV-Kosten und Außenstudios

Die Sicherstellung eines hohen Produktionswerts kann kostspielig sein. Die Erfolgsmethode für den Anfang ist, sich für Veranstaltungen zu entscheiden, die keinen hohen Produktionswert erfordern, wie z.B. Kurse. Wenn jedoch ein hoher Produktionswert erforderlich ist, finden Sie im Internet viele Partner, die virtuelle Veranstaltungen unterstützen können.

Teilnehmerzahlen/Ausfälle

Ein häufiges Problem bei virtuellen Veranstaltungen sind niedrige Teilnehmer zahlen beim Live-Erlebnis. Es kommt häufig vor, dass 75 % der Teilnehmer nicht zu der Live-Veranstaltung erscheinen. Dieses Problem kann durch die Erhebung von Gebühren für die Veranstaltung gelöst werden und durch das Angebot von aufgezeichneten Inhalten auf Abruf im Anschluss an die Veranstaltung gemildert werden.

Beispiele für virtuelle Veranstaltungen und Anwendungsfälle

Kochkurse und geführte Verkostungen erweisen sich als sehr beliebt. Ein Beispiel dafür war Cinco de Mayo, als Mario Lopez sich mit Uber Eats und Chipotle zusammengetan hat, um zu zeigen, wie man einige seiner Lieblingsrezepte für Cinco de Mayo zubereitet. So konnten die Menschen eine Feiertagstradition bequem von zu Hause aus genießen und gleichzeitig neue Tipps und Tricks von einem Prominenten lernen.

Ein weiterer beliebter Anwendungsfall sind Online-Konzerte. Budweiser hostete ein Konzert mit den Black Eyed Peas auf YouTube Live.

Und BMW hat anstelle einer Autoausstellung sein Modell i4 über einen Live-Stream vorgestellt.

Weitere Anwendungsbeispiele für virtuelle Events finden Sie in dieser Liste mit 50 Ideen für virtuelle Events.

Virtuelle Events und Experimentieren

Das derzeitige Geschäftsumfeld verlangt von Unternehmen, dass sie schnell handeln und innovativ sind. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, Ihre Erlebnisse als Experimente zu behandeln, um den Entscheidungsaufwand zu verringern und den Fortschritt zu beschleunigen.

Experimentieren kann dazu dienen, neue Eventkonzepte zu entwickeln oder auf jeden Teil des Eventlebenszyklus angewendet werden. Zu den wichtigsten Bereichen, die Sie testen können, gehören virtuelle Landing Pages für Veranstaltungen, Anmeldeformulare, E-Mails für Veranstaltungen und Veranstaltungstechnik.