De 5 främsta skälen till att konsolidering av programvara är högsta prioritet för CIO:er (och hur du själv ska gå tillväga)

Ekonomisk osäkerhet och banbrytande tekniker som generativ AI (Gen AI) verkar ha lett till att IT- och teknikkonsolidering hamnar högst upp på företagens att-göra-listor världen över. Men i själva verket söker organisationer - läs Chief Information Officers - ständigt efter sätt att rationalisera verksamheten och förbättra effektiviteten.

Det bästa av det bästa v Konsolidering först

När det gäller teknik svänger dock pendeln mellan "best of breed" och "konsolidering först". Under tidigare år har företagsledare och CIO:er sett en betydande tillväxt i användningen av specialiserad "best in breed"-programvara för att hantera olika aspekter av ett företag. Lösningar med en enda punkt blomstrade på en marknad som accepterade en enda funktion som motiverade ett köp av en mjukvaruplattform.

Men nu går pendeln åt andra hållet, med ekonomisk osäkerhet och tekniska innovationer som bidrar till att öka drivkraften. CIO:er konsoliderar i allt högre grad sina programvaruleverantörer till ett fåtal nyckelspelare, inte bara för att spara kostnader utan också för att förbli konkurrenskraftiga genom att hålla jämna steg med transformativa innovationer som Gen AI. Och dessa nyckelspelare måste göra det möjligt för företag att snabbt innovera och visa bevis på värde så snart som möjligt.

Utforska den senaste trenden inom digital transformation

I den här artikeln kommer vi att utforska fem huvudskäl till varför en CIO skulle vilja konsolidera mjukvaruleverantörer och sedan gå igenom beslutsfattandet i samband med utvärderingen av dessa leverantörer. Slutsatsen? Konsolidering är inget att vara rädd för, utan erbjuder nya möjligheter att skapa effektivitet och påskynda innovation.

Skäl att konsolidera #1: Kostnadsbesparingar

Man brukar säga att "en sparad krona är en intjänad krona". Och genom att minska antalet leverantörer kan en organisation ofta förhandla fram bättre priser och volymrabatter med dem som blir kvar. Detta ger möjlighet att göra betydande besparingar på kostnader som programvaruavgifter, underhållskostnader och supporttjänster.

Utöver de allmänna kostnadsökningarna till följd av att flera leverantörer anlitas är det mindre uppenbart att en organisation genom att minska antalet programvaruleverantörer också minskar komplexiteten - och därmed kostnaderna - för att hantera dem.

Skäl att konsolidera #2: Effektiviserad support och leverantörshantering

Det leder oss till det faktum att hantering av flera programvaruleverantörer kan vara en logistisk mardröm för CIO:er, IT-team och ägare av affärssystem. Varje leverantör tenderar att följa sina egna supportprocesser, SLA:er och rutiner för eskalering, vilket gör det svårt att hantera frågor och lösa problem på ett effektivt sätt.

Genom att konsolidera programvaruleverantörerna kan antalet kontaktpunkter minskas och kommunikationen förenklas. Med färre leverantörer att hantera kan organisationer bygga starkare relationer med sina viktigaste leverantörer, vilket leder till mer lyhörd support och snabbare lösningar. Detta förbättrar inte bara den övergripande användarupplevelsen, utan hjälper också till att minimera driftstopp och upprätthålla företagets kontinuitet.

Skäl att konsolidera #3: Förbättrad integration och interoperabilitet

Ju fler programvarulösningar som finns, desto mer komplext och tidskrävande kan det bli att sömlöst implementera systemen. Genom att konsolidera programvaruleverantörer kan CIO:er förenkla integrationsprocessen och förbättra interoperabiliteten mellan systemen. Det är mer sannolikt att nyckelleverantörer erbjuder specialbyggda API:er och förbyggda implementationer som gör att deras programvara kan kommunicera med andra system. Detta minskar den tid och ansträngning som krävs för att implementera system, samtidigt som det hjälper till att se till att data flödar smidigt för att förbättra organisationens effektivitet.

Anledning till konsolidering #4: Få bättre kontroll över säkerhet och regelefterlevnad

Flera olika implementatörer kan förvärra problemen med säkerhet och regelefterlevnad - en skrämmande uppgift för alla organisationer. Olika programvaruleverantörer följer sina egna säkerhetsprotokoll och regelefterlevnadskrav, vilket gör det svårt för CIO:er att säkerställa att deras data och system är helt säkra och följer branschregler.

Konsolidering hjälper CIO:er att återta kontrollen. Mindre antal är lättare att hantera. Och det är mer sannolikt att nyckelleverantörer erbjuder både robusta säkerhetsåtgärder och kunskap om branschens relevanta krav på regelefterlevnad. Detta gör det lättare att implementera konsekventa policyer och procedurer för säkerhet, samtidigt som organisationen uppfyller kraven.

Skäl att konsolidera #5: Större fokus på innovation och strategiska initiativ

Slutligen, med färre leverantörer att hantera frigör CIO:er värdefull tid och resurser som kan omdirigeras till långsiktiga strategiska projekt, ny teknik och nya möjligheter till innovation. Att välja leverantörer som levererar framtidsinriktade funktioner som Gen AI kommer bara att bidra till att stärka dina egna innovationsmål, skala upp och tillväxt, vilket hjälper organisationer att ligga steget före konkurrenterna och driva långsiktig framgång.

Så det är varför. Här är hur...

Det är viktigt att utvärdera plattformar mot specifika kriterier för att säkerställa att din resa mot IT-konsolidering överensstämmer med organisationens mål och krav och samtidigt möjliggör ett snabbt genomförande. Följande fem riktmärken erbjuder en utgångspunkt när det gäller att besluta vilka programvaruplattformar som ska väljas - och vilka som ska väljas bort.

Konsolideringskriterium #1: TCO och ROI

ROI och TCO är förmodligen de två vanligaste akronymerna i affärsvärlden just nu. Eftersom kostnaden alltid är en viktig faktor när beslut fattas om konsolidering av teknik, är total ägandekostnad och avkastning på investeringen otvivelaktigt en del av ekvationen.

• Avgifter för användning/konsumtion/licensiering: Jämför plattformarnas prissättningsmodeller för att säkerställa att de är helt transparenta och passar budgeten.
• Implementeringskostnader: Bedöm kostnaderna i samband med implementeringen, inklusive datamigrering, anpassning och utbildning.
• Löpande kostnader: Utvärdera de löpande kostnaderna för att använda plattformarna, t.ex. underhåll, support, uppdateringar - för att inte tala om de resurser som krävs (interna, externa eller direkt från leverantören).
• ROI: Uppskatta den potentiella avkastningen på investeringen genom att ta hänsyn till faktorer som förbättrad effektivitet, minskade omkostnader och ökad produktivitet.

Konsolideringskriterium 2: Funktionalitet och möjligheter

Utöver kostnadsfaktorer är det också viktigt att säkerställa att funktionalitet, funktioner och egenskaper effektivt stöder organisationens processer och arbetsflöden både nu och i framtiden.

• Centrala funktioner: Kan programvaran utföra "dagsjobbet"? Identifiera de funktioner som inte går att förhandla bort, men fundera också på funktioner inom andra områden som kan göra samma jobb som befintliga fristående plattformar.
• Funktioner som förändrar spelplanen: Granska alla nya funktioner som kan förändra ditt sätt att arbeta. Kom ihåg att det är en helt annan sak att prata om Gen AI (eller någon annan transformativ innovation) än att demonstrera en praktisk, verkligt fördelaktig tillämpning.
• Skalbarhet: Programvaran måste vara skalbar för att kunna fortsätta att uppfylla organisationens behov i takt med att den växer och utvecklas. Skalbarhet är inte bara en fråga om ren infrastruktur, utan inkluderar även andra kriterier som ökad tillgänglighet, responsivitet och datahantering.
• Anpassning: Organisationen ska helst kunna skräddarsy programvaran efter sina specifika krav.
• Driftsättning: All funktionalitet och alla funktioner i världen är meningslösa om man inte snabbt kan få igång de konsoliderade systemen. Dessutom måste anställda och kunder då ta till sig tekniken och snabbt se resultaten. Det kan vara väl värt att undersöka mjukvaruleverantörernas meritlista när det gäller att bygga upp sina plattformar, för att inte tala om hur snabbt värdet realiseras.
• Roadmap och tidslinjer: Är roadmapen en gnista för innovation? Organisationens omedelbara behov måste balanseras med behoven under de kommande 12-24 månaderna.

Konsolideringskriterium 3: Leverantörsstöd och tillförlitlighet

Funktionerna måste backas upp av en pålitlig leverantörssupport som finns där när du behöver den för att se till att din programvara är online och gör sitt jobb 24/7/365.

• Kanaler för support: Undersök tillgängligheten och reaktionsförmågan hos leverantörens supportkanaler, t.ex. e-post, telefon och livechatt.
• SLA:er: Granska leverantörens servicenivåavtal (SLA) för att säkerställa att de uppfyller förväntningarna på problemlösning och svarstider.
• Leverantörens rykte: Kolla upp leverantörens rykte i branschen, inklusive kundrecensioner och vittnesmål, för att mäta deras tillförlitlighet och engagemang för kundframgång.

Konsolideringskriterium #4: Integration och interoperabilitet

Hur lätt det är att integrera och samverka mellan de valda programvaruplattformarna och organisationens befintliga system måste också beaktas. Sömlös integration är avgörande för att säkerställa ett smidigt dataflöde, förbättra användarupplevelsen och minska den tid och ansträngning som krävs för att hantera flera system.

• Förbyggda implementatörer: Kontrollera om plattformen erbjuder förbyggda implementatörer med befintliga system eller vanliga applikationer.
• API:er: Utvärdera tillgängligheten och robustheten hos API:er för att underlätta anpassade implementatörer vid behov.
• Datamigrering och tillgänglighet: Hur lätt kommer data att kunna migreras från nuvarande system till den valda plattformen?

Konsolideringskriterium 5: Säkerhet och regelefterlevnad

Som vi redan har berört ovan spelar säkerhet och regelefterlevnad en avgörande roll för IT-konsolideringen. De valda lösningarna måste följa organisationens policyer för säkerhet och uppfylla branschspecifika krav på regelefterlevnad.

• Säkerhetsfunktioner: Utvärdera plattformens inbyggda säkerhetsfunktioner, t.ex. kryptering, åtkomstkontroll och dataskyddsåtgärder.
• Certifiering av regelefterlevnad: Kontrollera inte bara relevanta certifieringar för regelefterlevnad, t.ex. GDPR, ISO eller SOC 2, utan även leverantörens uttalande om tillämplighet och hur länge dessa certifieringar har funnits.
• Leverantörens säkerhetspraxis: Utvärdera leverantörens säkerhetsrutiner, inklusive incidentresponsplaner och säkerhetsrevisioner. Hur många incidenter har de haft? Vilka var orsakerna och hur betydande var problemen?

Sammanfattningsvis

Konsolidering av programvaruleverantörer ger många fördelar för CIO:er och deras organisationer. Från kostnadsbesparingar och förbättrad integration till förbättrad säkerhet och strömlinjeformad support kan en minskning av antalet programvaruleverantörer hjälpa organisationer att förenkla sin verksamhet och fokusera på det som verkligen är viktigt - att driva innovation och tillväxt.

IT-konsolidering ger också en värdefull möjlighet att utvärdera dina leverantörer: vad de erbjuder, vad du redan har köpt och vad som kan vara på väg för att hjälpa dig att driva innovation. Genom att noggrant utvärdera mjukvarulandskapet och identifiera viktiga leverantörer kan CIO:er ta ett stort steg mot en mer effektiv, säker och flexibel organisation.

Det är den här typen av tillvägagångssätt som vi på Optimizely lever efter när det gäller att välja programvara till förmån för våra anställda och partners. Och genom att uppfylla dessa kriterier tror vi också att Optimizely representerar ett smart val för alla företag och organisationer som börjar på vägen mot konsolidering av teknik.