Digital asset management

Vad är digital asset management (DAM)?

Digital Asset Management (hantering av digitala tillgångar) hjälper organisationer att uppnå ökat värde från sitt digitala innehåll med versionshantering, organisationsverktyg, hosting och distribution av dessa tillgångar. De flesta DAM-programvaror centraliserar allt innehåll på ett ställe, så att det blir lättare att dela filer med andra och hålla dem uppdaterade i realtid.

Vad gör DAM-programvaror?

Programvara för digital asset managment kontrollerar alla aspekter av digitala tillgångars livscykel. DAM-system gör det möjligt för företag att få ut fullt värde av alla sina digitala tillgångar. Det krävs mycket hårt arbete för att skapa bra innehåll, och en DAM bör bidra till att göra tillgångarna enklare att hantera och organisera.

Till att börja med bör du fokusera på att skapa en strategi för hantering av digitala tillgångar. Stäm av med intressenterna vilka specifika behov som finns i organisationen, definiera vilka digitala tillgångar som ska läggas in i DAM-systemet och skapa mallar för arbetsflöden och ägande av tillgångar. När en strategi är på plats kan du välja den plattform för Digital Asset Management som bäst uppfyller dina krav.

DAM-programvara kan ha olika funktioner beroende på vad företag letar efter. Vissa större företag kan behöva bättre sätt att hantera arbetsflöden mellan flera marknadsföringsteam och se till att innehållet håller varumärket. Medan mindre organisationer är mer fokuserade på att minska den administrativa arbetsbelastningen och effektivisera processen för att skapa innehåll. En bra DAM-plattform kombinerar båda och gör att du kan skapa och hantera innehåll effektivt och skala upp mellan olika marknadsföringsteam.

I följande video diskuteras DAM-system i detalj, från innehållsskapande till långtidslagring:

PlayPause

0:00

/

0:00

MuteUnmute

0%

Playback speedNormal

0.25x

0.5x

0.75x

Normal

1.25x

1.5x

1.75x

2x

QualityAuto

Auto

CaptionsOff

Transcripts

Transcript

Sync with Video

Vad är vanliga digitala tillgångar?

En digital tillgång är en fil som skapas och kan lagras digitalt i olika format, t.ex:

• Textdokument - t.ex. mallar för genomgångar och artiklar

• Arbetsdokument - kalkylblad, presentationer, PDF-filer och Word-filer

• Bilder och redigerbara Adobe Photoshop-dokument - för användning i tryck, på nätet eller i sociala medier

• Videor och andra mediefiler - För uppladdning till YouTube eller hosting på din webbplats

• Ljudfiler - Podcasts, inspelningar eller andra långa och korta klipp.

Bildkälla: openasset.com

Stora och små organisationer skapar och delar tusentals digitala tillgångar varje dag. Teammedlemmar samarbetar ofta kring digitala tillgångar och kombinerar olika typer för att skapa nya, till exempel genom att använda digitala foton, grafik och textfiler för att skapa webbsidor och marknadsföringsmaterial.

Vad är livscykeln för digitala tillgångar?

Alla digitala tillgångar har en definierad livscykel, som börjar med att tillgången skapas och slutar när tillgången tas ur bruk.

1. Skapa

   Livscykeln för digitala tillgångar börjar med att idéer skapas och den digitala tillgången skapas. När ett arbetsflöde används kan kreativa filer delas från början, vilket gör det lättare att senare se hur ett innehåll skapades och uppdatera det vid behov.

2. Samarbeta

   Skapande av innehåll innebär ofta samarbete mellan flera personer och team. Teammedlemmarna måste kunna granska, redigera och godkänna ändringar i realtid. Mer avancerade DAM-programvaror erbjuder funktioner för projekthantering för att hantera skapande i olika team.

3. Distribuera

   När de digitala tillgångarna har färdigställts är de redo att distribueras internt och externt. Extern leverans kan ske till kunder, klienter eller till allmänheten via webbplatser och sociala medier.

4. Drifta och organisera

   När den digitala tillgången har publicerats i systemet för hantering av digitala tillgångar måste den lagras så att andra kan hitta och återanvända den i framtiden. Genom att lägga till metadata, filter och ett användbart namn kan det bli lättare att hitta innehållet senare. Det här är också ett bra sätt för varumärkeshantering, eftersom du kan ange exakt hur innehållet kan och bör användas.

5. Återanvända

   Många digitala tillgångar har en lång svans och kan återanvändas och återanvändas i andra medier och för andra ändamål. På så sätt kan du få ut mesta möjliga värde av dem.

6. Uppdatera

   Tiderna förändras och innehåll kan behöva uppdateras för att återspegla den senaste informationen. Med versionskontroll kan du se vem som ändrade vad och när. Och efter att ändringen har gjorts kan du publicera direkt i varje ansluten marknadsföringskanal.

7. Pensionera

   När en digital tillgång har nått slutet av sin livscykel kan den dras tillbaka från asset management-programmet och tas bort från lagret. Eftersom du vet exakt var innehållet används blir det lättare att avveckla det.

Vilka är fördelarna med DAM-programvara?

En DAM hjälper organisationer att spåra, lagra och hantera digitala tillgångar i de vanligaste filformaten. Det ger tillgång till organisationens digitala innehåll dygnet runt, med enkla sätt att dela dem för granskning eller marknadsföring. Centraliserade tillgångar ger marketing-team en enda källa till sanning om vilket innehåll som finns och gör det lättare att hålla dem uppdaterade.

Programvara för hantering av digitala tillgångar erbjuder många fördelar för företag av alla typer, bland annat följande:

Förhindrar borttappat eller felplacerat arbete

De spårningsfunktioner som finns inbyggda i de flesta DAM-lösningar hjälper till att lokalisera varje digital tillgång var som helst under livscykeln. Enligt Demand Metric har hälften av alla marknadsförare digitala tillgångar som inte används eftersom de anställda antingen inte kan hitta dem eller inte inser att de finns. Med DAM är det få filer som försvinner och systemet tillåter inte att anställda förlägger pågående innehåll. I vilket fall som helst är innehåll som inte är text ofta svårt att hitta på begäran, eftersom det finns lite att söka på i det faktiska innehållet. Med ett DAM-system kan du lägga till metadata för enklare sökningar i alla filtyper.

Förbättrat samarbete på distans

MarCom Central konstaterar att ett system för hantering av digitala tillgångar är avgörande för dagens växande arbetsstyrka på distans. DAM-lösningar ger en enda sanningskälla för anställda att komma åt de dokument, foton, videor och andra digitala tillgångar som de behöver för att samarbeta på distans.

Förbättrad varumärkeskonsistens

Genom att bygga upp en enda innehållsdatabas tvingas alla aktörer att följa varumärkesstandarder, vilket förbättrar varumärkets enhetlighet och integritet. Innehåll som inte hör till varumärket motverkas eller förbjuds och föråldrade varumärken elimineras. Riktlinjerna för varumärket kan också delas med andra team, vilket gör det enklare att skapa innehåll som passar varumärket och att hantera varumärket i hela företaget.

Strömlinjeformad distribution

DAM-systemet med självbetjäning ger alla intressenter omedelbar tillgång till auktoriserade digitala tillgångar. Detta gör det enkelt att distribuera innehåll på digitala kanaler. Digitala medier kan ha specifika krav beroende på vilken kanal du publicerar till, så det är viktigt att välja en plattform som har direkta implementatörer eller ett öppet API som du kan använda.

Förbättrad upplevelse för kunden

Digitala filer har inte samma begränsningar som fysiska medier. Rich media kan distribueras, återanvändas, kopieras och ändras i det oändliga. Utan en DAM är det ofta svårt att hantera rättigheter, skalbarheten i din content marketing är låg och det är nästan omöjligt att återspegla dina senaste affärsprioriteringar. Att hålla hanteringen av innehållslivscykeln och media på ett ställe kan bidra till att skapa ett bättre engagemang hos dina kunder.

Starkare säkerhet

Att centralisera alla marknadsföringstillgångar gör det möjligt att effektivisera den digitala säkerheten. Behörig åtkomst förhindrar obehörig åtkomst. SaaS (molnbaserade) leverantörer har visat sig vara särskilt starka på det här området, eftersom de hanterar många olika företags innehåll med varierande behörighetsnivåer, vilket ofta gör deras funktionalitet mer mogen än lokala lösningar.

Detaljerad rapportering och analys

DAM-lösningar innehåller ofta robusta rapporterings- och analysverktyg som spårar och analyserar användningen av innehåll - vem som använder vilket innehåll, när och hur. Dessa verktyg ger insikter som kan användas som underlag för beslut om hantering av tillgångar i realtid och framtida strategier för innehåll.

Vilka funktioner bör en bra programvara för Digital Asset Management ha?

Även om funktioner och funktionalitet kan variera mellan olika programvaruleverantörer finns det några gemensamma funktioner som vi har hittat. Dessa kan ändras baserat på företagets behov, men kärnkomponenterna förblir desamma.

Skapande av innehåll

I kreativa miljöer hjälper DAM-programvara personalen att initiera nya digitala tillgångar. Nya innehåll kan skapas och programvaran kan ge förslag baserat på tidigare uppdaterat innehåll för att göra skapandeprocessen enklare. Vissa vanliga arbetsflöden, som att ändra storlek på bilder eller lagra dem i olika format, kan också automatiseras med hjälp av en bra DAM.

Redigering och granskning

Många digitala tillgångar skapas som grupprojekt mellan olika team. DAM-programvara hjälper till med redigering och granskning i realtid med hjälp av ett arbetsflöde. Det gör att du kan granska innehåll med interna intressenter och dela det med externa intressenter (som byråer eller entreprenörer) om det behövs.

Spårning och organisation

DAM-lösningar håller reda på varje enskild digital tillgång som skapas i systemet. De flesta system organiserar också innehållet efter typ eller användning för att göra det lättare att hitta det. Vissa Digital Asset Managers lägger till funktioner för sortering, filtrering och sökning baserat på anpassade taggar och filter. Detta kan vara viktigt för större organisationer som har mer innehåll att hantera, så att det går snabbare att hitta den tillgång du letar efter.

Delning och distribution

Även om vissa innehåll skapas för att delas internt, t.ex. för marknadsföring eller intern kommunikation, är de flesta avsedda för allmänheten. Ett DAM-system hjälper dig att dela det med en bred publik över flera kanaler med hjälp av implementatörer och ser till att innehållet driftas och är tillgängligt när det behövs.

Säker lagring av filer

Online-lagring är en viktig komponent i alla lösningar för Digital Asset Management. Eftersom filerna lagras på en centraliserad plats blir det lättare att kontrollera vem som har åtkomst och göra uppdateringar. Ett bra verktyg för hantering av digitala tillgångar hjälper dig också att automatisera dessa ändringar så mycket som möjligt.

Sökning och hämtning

Eftersom flera parter kan återanvända digitala tillgångar är det viktigt att snabbt och enkelt kunna söka och hämta specifika tillgångar. Att återanvända digitala tillgångar bidrar till att förlänga deras livslängd och ger ett ökat värde för organisationen.

Vänd dig till Optimizely för bättre programvara för hantering av digitala tillgångar

Optimizely Digital Asset Management är ett molnbaserat DAM som sömlöst kan integreras med flera ledande system för innehållshantering, inklusive Optimizely Content Management System. Ladda enkelt upp, hantera, granska och dela resurser från ett centraliserat arkiv med innehåll. Digitala filer lagras alltid på ett ställe, så det är enkelt att uppdatera och hantera åtkomst.