Hantering av digitalt innehåll

Vad är hantering av digitalt innehåll?

Digital Content Management (DCM) är en uppsättning processer som gör det möjligt för företag att effektivisera hantering av digitalt innehåll - produktion, allokering och distribution.

Effektiv hantering av ett företags digitala innehåll är avgörande för en framgångsrik affärsverksamhet. Du och dina teammedlemmar bör tänka på DCM ungefär som en superhjältebibliotekarie, som hanterar och skyddar ditt digitala kapital. 🦸

Vad är digitalt innehåll och hur kan det hanteras?

Det finns två generiska typer av system för hantering av digitalt innehåll att välja mellan idag: DAM-system ( Digital Asset Management ) och CMS-system (Content Management System).

System för Digital Asset Management

Internt digitalt innehåll måste organiseras och indexeras för att bidra till en effektiv affärsverksamhet. Det måste också vara säkert.

DAM-system används ofta för intern hantering av digitala data, särskilt för att hantera innehåll i dess renaste form - ritningar, råvideo, ljudfiler, utkast.

Här är några exempel på olika typer av innehåll som digitalt innehåll eller DAM-system används för:

• HR-filer och mallar för varumärkesprofilering
• Affärskontrakt och presentationer
• Utbildningsmanualer och videor för anställda
• Rå forskningsdata
• Proprietära designfiler

Kolla in vår snabba demo av Optimizely Digital Asset Management för att se den i aktion.

System för hantering av digitalt innehåll (CMS)

Content Management System används överallt för att kontrollera externt, publikt innehåll (t.ex. innehåll på webbplatser, sociala medier och mobilappar). Du kanske redan känner till flera Content Management System utan att ens inse det - t.ex. WordPress är ett CMS som bygger över 43% av alla webbplatser.

CMS är mycket effektiva när det gäller att organisera digitala tillgångar för offentlig delning - nu eller i framtiden. Innehållet i CMS omfattar vanligtvis digitala tillgångar relaterade till marknadsföringsteam, försäljning och kundsupport.

Digitala medier eller innehåll som vänder sig till allmänheten och som vanligtvis finns i ett CMS omfattar

• Produktinformation
• Foton och videor
• Innehåll för sociala medier
• Bloggar, e-böcker, vitböcker
• Innehåll på webbplatsen

Ett CMS kan också hantera internt innehåll. Många företags intranät utformas med hjälp av ett CMS i stället för en DAM.

Processerna bakom hantering av digitalt innehåll

Hantering av digitalt innehåll är mer än en mjukvarulösning; det är en cykel av automatiserade processer som underlättar multimedia- och dokumenthantering. Den programvara du väljer för att hantera ditt digitala innehåll underlättar bara denna cykels effektivitet.

Olika modeller har utvecklats av forskare och företag för att beskriva cykeln för hantering av digitalt innehåll. Alla är parallella med livscykeln för innehåll, med små variationer.

1. Importera eller skapa digitalt innehåll

   Digitalt innehåll börjar med skapande. Innehållshanteraren skapar antingen innehåll eller förvärvar det. Oavsett vilket börjar processen för hantering av digitalt innehåll när innehållet först instansieras och sparas i hanteringssystemets databas.
   
   Du kan klassificera innehåll baserat på en mängd olika attribut som kommer att spela in senare. Det är bra att fastställa vissa namngivningskonventioner och protokoll för skapande av innehåll innan du börjar importera eller skapa nya digitala tillgångar.

2. Identifiera användare och roller

   Vilka kommer att vara dina olika användare av innehållsskapande - både internt och på den offentliga sidan?
   
   Hantering av digitalt innehåll är alltid en samarbetsprocess, med människor som interagerar med innehållet under hela dess livscykel - från videofilmare till videostreamer.
   
   De bästa digitala CMS-lösningarna ger alla fem användarrollerna möjlighet att delta:

• Innehållsskapare och Content Marketing Managers:

  Ansvarar för att skapa, importera och redigera digitalt innehåll.

• Redaktörer:

  Ansvarar inte för råklippning men övervakar budskapet och innehållsleveransens stil för att matcha olika behov för olika innehållskonsumenter (t.ex. översättning, lokalisering).

• Utgivare:

  Bestämmer när och till vem innehållet ska släppas för användning.

• Administratörer:

  Hanterar användare, grupper, roller och åtkomst till digitalt innehåll. Grindvakten för allt digitalt innehåll, eller i många fall för vissa delar av det digitala innehållet (t.ex. videor, bloggar, bilder).

• Konsumenter:

  Den person som konsumerar det digitala innehållet när det har delats. Detta är vanligtvis någon utanför företaget - en webbplats inom e-handeln eller en användare av en app. Det kan också vara en anställd när systemet är inrättat för att hantera internt digitalt innehåll.

3. Tilldela roller och ansvarsområden

   Administratörer kan skapa grupper för att ge behörigheter till användare som övervakar samma uppgifter. Användarna tilldelas roller för att säkerställa att hanteringen av digitalt innehåll sker under hela dess innehållslivscykel. Innehållsansvar måste beskrivas för användare i olika roller för att säkerställa dataintegritet och säkerhet.

4. Definiera arbetsflödesprocesser

   I den här fasen blir innehållshantering till projektledning. Arbetsflödet automatiseras med hjälp av ett CMS eller DAM. Processerna för att hantera, följa och underlätta digitalt innehåll måste dock beskrivas. Olika CMS kan ställas in för projektövervakning.

5. Versionsspårning och -hantering

   Digitalt innehåll går nästan alltid igenom en iterativ utvecklingsprocess. Versionsspårning och hantering av innehållsändringar är kritiska delar av innehållshanteringen. CMS- och DAM-system bör göra detta som standard. Glöm inte att sätta upp ett system för att spåra ändringar om du bygger ett eget CMS från grunden.

6. Publicera för att ge åtkomst

   Utgivaren måste kunna publicera när det digitala innehållet är klart för att delas med världen - eller ditt företag. Publicering är den sista fasen i den generiska innehållsproduktionen. Nuförtiden vill dock kunder och webbplatsbesökare ha personalisering.

7. Personalisera innehåll baserat på användaren

   Kundresor och personalisering av digitalt innehåll blir viktigare än någonsin för att rekrytera kunder och bygga varumärkeslojalitet. De bästa CMS:erna gör det möjligt för dig att anpassa och personalisera vilket innehåll olika användare ser. Vet du till exempel att besökaren är en man som gillar hanggliding? Du kan låta ditt CMS välja en headerbild bland alla bilder i din databas som innehåller blå himmel.

8. Arkivera eller radera digitalt innehåll

   Möjligheten att arkivera gammalt innehåll är viktig. Det sparar datautrymme och gör hanteringen av CMS och DAM mer effektiv. Ibland kanske du vill radera innehåll - ofta av skäl som det är bäst att inte ange (t.ex. upphovsrättsintrång, negativa reaktioner på sociala medier på en video). Varje system för hantering av digitalt innehåll måste kunna göra båda dessa saker.

Serverbaserad VS. molnbaserad hantering av digitalt innehåll

Hantering av digitalt innehåll är ett måste för alla företag som tillhandahåller innehåll på webben, i sociala medier eller i form av mobilappar. WCM-system körs på två olika installationstyper, och den installation du väljer påverkar hur mycket digitalt innehåll du kan hantera på ett effektivt sätt.

On-premises-installationer körs från servrar - antingen på plats hos företaget eller via en leverantör av hosting. Utrymmet och effektiviteten i dessa hanteringssystem begränsas av och är beroende av kvaliteten på serverprogramvaran.

Molnbaserade CMS-tjänster erbjuder otroligt snabb bearbetning, kan skalas upp efter behov och är motståndskraftiga mot strömavbrott och andra skräckhistorier från serverrum. Detta kan förbättra den digitala kundupplevelsen, och som vi alltid säger: ju bättre marknadsförarnas upplevelse är, desto bättre blir kundupplevelsen. Allt skiner igenom.

Välja rätt system för hantering av digitalt innehåll för dig

Se till att du funderar över vilken installation som är mest effektiv och kostnadseffektiv för dig innan du bestämmer dig för vilket system för hantering av digitalt innehåll du ska satsa på.

För att underlätta ditt beslut kan du läsa vår guide om hur du väljer ett CMS.