Virtuellt event

Vad är ett virtuellt event?

Ett virtuellt event, även känt som ett online-event, virtuell konferens eller livestream-upplevelse, är ett event som innebär att människor interagerar i en onlinemiljö på webben, snarare än att träffas på en fysisk plats.

Populära användningsområden för virtuella event är webinar, livestreams, virtuella mässor, onlinekurser, onlinevisningar och företagsevent. Hybridevenemang har också blivit populära på senare år, där man blandar personaliserade evenemang med virtuellt innehåll som kan nås online.

"Virtuellt event" kan också syfta på onlineevenemang som hålls i en miljö med virtuell verklighet (VR) eller förstärkt verklighet (AR).

Hur fungerar virtuella event?

Virtuella event fungerar med hjälp av teknik som är särskilt utformad för att replikera upplevelsen av eventet online. Den minsta teknik som krävs är en enhet som är ansluten till internet (dator/telefon/surfplatta) med en kamera, mikrofon och specialiserad programvara installerad.

Det finns dussintals företag som erbjuder programvara för virtuella event idag, alla med unika funktioner och fördelar. Gemensamt för virtuella konferensverktyg är möjligheten att koppla samman en drifta med en publik via en videolänk kombinerat med delning av applikationer/skrivbord, samt interaktiva funktioner som omröstningar och meddelanden.

Mer avancerade plattformar för virtuella event har virtuella upplevelser som efterliknar personaliserade konferenser, till exempel en virtuell lobby, virtuella expohallar där utställare kan marknadsföra sina produkter och tjänster samt virtuella mötesrum som ger deltagarna möjlighet att nätverka.

Vanligtvis skapas virtuella konferensmiljöer i förväg med grafik, navigering och sessioner som läggs till i plattformen för virtuella event för att skapa upplevelsen online. Sessionerna är vanligtvis förinspelade i förväg, även om vissa plattformar också möjliggör livestreaming av huvudtalare och sessioner.

Virtuella deltagare anmäler sig till konferensen och får en länk som de kan använda för att delta i upplevelsen av det virtuella eventet. Eftersom evenemangssessionerna spelas in kan användarna ofta delta i onlinekonferenser efter att de redan har ägt rum och få samma upplevelse som de som deltar live, minus realtidsfunktioner som direktsända frågor och svar och nätverkande.

Fördelarna med virtuella event

Virtuella event har blivit mer populära sedan lågkonjunkturen och nyligen under COVID-19 som ett kostnadseffektivt och effektivt sätt att föra människor samman.

Ökad räckvidd

Genom att ta bort geografiska hinder för deltagande i evenemang öppnar virtuella event upp för en mycket större publik. Saastr, ett ledande evenemang för teknikbranschen, hade till exempel 10 000 personaliserade deltagare på sin konferens 2019. År 2020 gick de över till virtuella event och hade 50 000+ deltagare från hela världen.

Lägre kostnader

Produktionskostnaderna för fysiska evenemang kan vara mycket höga. Lokalhyra, catering och produktionskostnader kan uppgå till allt från tusentals till miljontals dollar. Genom att ta bort några av dessa omkostnader kan evenemangsarrangörerna spara pengar eller omfördela budgeten till andra områden, till exempel att locka talare med högre profil.

Eftersom innehållet i virtuella event är förinspelat kan samma innehåll återanvändas för att köra syster-event även för andra tidszoner och regioner, vilket leder till betydande kostnadsbesparingar som sedan kan föras vidare till deltagarna och/eller förbättra eventets lönsamhet.

Tidsbesparingar

Det finns många tidsbesparande fördelar med ett virtuellt event. Deltagarnas och arrangörernas resor i kombination med kortare ledtider för produktion och installation innebär betydande tidsbesparingar. Dessa tidsbesparingar kan också räknas in i kostnaderna för evenemangen.

Bättre data och spårning

Onlineevenemang ger unika möjligheter att generera förstapartsdata genom registreringar och deltagarnas engagemang under evenemanget och via sociala medier. Vissa evenemangsplattformar ger detaljerade insikter om deltagarnas engagemang och tillfredsställelse och gör det möjligt för arrangörerna att använda denna information för att upprepa och förbättra upplevelserna.

Bästa praxis för virtuella event

Det finns ett antal bästa praxis att följa när man anordnar virtuella event:

1. Anpassa tekniken till strategin

   För virtuella event finns det ett stort antal plattformar som kan användas. Från gratistjänster, som YouTube och social streaming på Facebook eller Instagram live, till mer privata plattformar, som Zoom, där den som driver evenemanget kan ha en enorm inverkan på resultatet.
   
   Dessutom bör den plattform du väljer att använda för ditt evenemang anpassas till var ditt evenemang befinner sig i marknadsföringstratten. För ett evenemang som är högst upp i tratten och som bygger på medvetenhet kan en öppen och gratis plattform som Facebook Live vara effektiv och inbjudande.

2. Prioritera repetitioner

   På grund av den låga friktionen i att organisera virtuella event (dvs. teknik och upplägg kan vara relativt enkla att använda), hoppar många arrangörer ofta över repetitioner och introducerar risker i sin planeringsprocess. Många av de mest framgångsrika arrangörerna och plattformarna för virtuella event rekommenderar noggranna repetitioner i förväg. Ett annat alternativ är att helt undvika riskerna med livepresentationer och spela in sessionerna i förväg.

3. Investera i audiovisuell utrustning (AV)

   Det finns starka skäl att investera i audiovisuell utrustning av hög kvalitet och till och med att anlita en produktionsbyrå för att säkerställa att evenemangen håller hög kvalitet. Utrustningen omfattar belysning, mikrofoner, green screens, kameror och skärmar. Alla dessa element bidrar till att höja kvaliteten på upplevelsen.
   
   Ett bra exempel på högkvalitativ produktion är från ett virtuellt event med Anthony Robbins som heter Unleash the Power Within, där han använde en specialbyggd studio med hundratals skärmar för att engagera sin publik.

4. Skaffa en exakt mätstrategi i förväg

   En av de största utmaningarna för virtuella event har varit att få tillgång till data för att mäta framgång eller misslyckande. Engagemangsmätningar som registreringar och närvaro är användbara men visar inte den verkliga effekten.
   
   Många varumärken använder mått som NPS (Net Promoter Score) och konvertering av varumärket som ledande indikatorer på framgång och tittar längre ner i tratten på köpintention och intäktspåverkan. Det är absolut nödvändigt att du sätter upp dina mål och fastställer en mätmetod innan du genomför ett virtuellt event.

5. Satsa på flera sinnen

   Att använda flera sin nen för virtuella event gör dem mer effektfulla och minnesvärda. För att vara multisensoriskt bör evenemanget trigga minst tre sinnen för att vara effektivt. Du har som standard syn och ljud i virtuella event, men för att vara multisensorisk måste varumärkena vara kreativa med de andra sinnena.
   
   En vanlig taktik är att se till att deltagarna har fysiska produkter i sina händer medan de deltar. Olive and June anordnade till exempel ett Mani Bootcamp där man erbjöd en "Everything Box" med allt man behöver för att göra en manikyr hemma. Den här typen av kampanjer för upplevelsebaserad marknadsföring med flera sinnen har större genomslagskraft än evenemang som bara utforskar en enda kanal.

6. Uppföljning efter evenemanget

   Ett vanligt misstag för arrangörer av virtuella event är att inte tänka längre än till själva eventet. Smarta marknadsförare fortsätter att återanvända innehåll från virtuella konferenser efter evenemanget och förvandlar evenemangssessioner till fristående videoinnehåll, blogginlägg, podcasts och e-postmarknadsföring.
   Personer som deltog i evenemanget bör få uppföljande marknadsföring som bygger på upplevelsen av evenemanget, och deltagare som inte dök upp kan nås med höjdpunkter från evenemanget och uppmuntras att engagera sig i innehåll efter evenemanget.

Fallgropar med virtuella event

Det finns några utmaningar och fallgropar i samband med virtuella event som är viktiga att notera.

Trötthet på att zooma

Att sitta framför en dator i flera timmar i sträck är utmattande. Den mentala och fysiska trötthet som orsakas av maratonlånga videochattar kallas "Zoom fatigue" och beror på flera olika faktorer, allt från multitasking under möten till distraktioner från familjen när man arbetar hemifrån.

Att välja teknik

Utbudet av plattformar på marknaden är överväldigande. När du kommer igång är det ofta bäst att välja ett av de mest populära eller billigaste alternativen för ditt första evenemang och sedan prata med flera leverantörer innan du skalar upp.

AV-kostnader och avlägsna studior

Att säkerställa ett högt produktionsvärde kan vara kostsamt. För att komma igång är bästa praxis att välja evenemang som inte kräver högt produktionsvärde, till exempel klasser. Men om högre produktionsvärde krävs, kommer en sökning på internet att avslöja många byråpartners som kan stödja virtuella event.

Deltagarantal/avhopp

Ett vanligt problem för virtuella event är låga deltagarsiffror för liveupplevelsen. Det är vanligt att 75% av deltagarna inte dyker upp till live-eventet. Detta kan lösas genom att ta betalt för evenemanget och mildras genom att erbjuda inspelat innehåll på begäran i efterhand.

Exempel på virtuella event och användningsområden

Matlagningskurser och guidade provsmakningar har visat sig vara mycket populära. Ett exempel på detta var för Cinco de Mayo där Mario Lopez samarbetade med Uber Eats och Chipotle för att visa hur man gör några av hans favoritrecept för Cinco de Mayo. Detta erbjöd människor chansen att njuta av en semestertradition i bekvämligheten av sitt hem samtidigt som de lärde sig några nya tips och tricks från en kändis.

Ett annat populärt användningsfall är onlinekonserter. Budweiser driftade en konsert med Black Eyed Peas på YouTube Live.

I stället för en lansering på en bilsalong lanserade BMW sin i4-modell via en livestream.

För fler användningsområden för virtuella event, se den här listan med 50 idéer för virtuella event.

Virtuella event och experimentering

Den nuvarande affärsmiljön kräver att företagen agerar snabbt och är innovativa. För att göra detta är det viktigt att behandla dina upplevelser som experiment för att minska mängden beslutsfattande och påskynda framstegen.

Experimentering kan användas för att skapa nya evenemangskoncept eller tillämpas på alla delar av evenemangets livscykel. Viktiga områden för testning kan vara landningssidor för virtuella event, anmälningsformulär, e-post och teknik för eventet.